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Unternehmen verwenden Microsoft SharePoint zur Dokumentenverwaltung, wenn sie eine webbasierte Plattform benötigen, die es Benutzern ermöglicht, von überall aus auf Dokumente zuzugreifen und zusammenzuarbeiten. SharePoint bietet Ihnen außerdem Funktionen wie Versionierung, Workflow-Management und Integrationen mit anderen Microsoft-Produkten wie Outlook und Teams.

Ein Fileserver wird in der Regel verwendet, wenn ein Unternehmen eine lokale Speicherlösung benötigt oder wenn es bestimmte Sicherheitsanforderungen hat, die nicht durch eine webbasierte Plattform erfüllt werden können. Ein Fileserver kann auch für größere Dateien geeignet sein, da das Hochladen und Herunterladen von Dateien möglicherweise schneller ist als bei einer webbasierten Lösung.

Die Wahl zwischen SharePoint und einem Fileserver hängt von den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens ab. Es ist daher auch möglich, dass ein Unternehmen beide Lösungen gleichzeitig nutzt, um verschiedene Anforderungen zu erfüllen. Insgesamt bietet SharePoint eine Vielzahl von Vorteilen gegenüber der Nutzung eines unternehmenseigenen Fileservers. Wenn Sie die Effizienz, Produktivität und Sicherheit Ihres Unternehmens verbessern möchten, sollten Sie die Plattform in Betracht ziehen.

Die Plattform ermöglicht es den Benutzern, Dokumente und Daten in Echtzeit zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. SharePoint bietet außerdem eine bessere Integration mit anderen Microsoft-Produkten wie Office 365 und Dynamics 365. Dadurch wird die Effizienz und Produktivität gesteigert und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen verbessert. SharePoint eine bessere Benutzererfahrung und eine höhere Benutzerfreundlichkeit.

Die Plattform ist einfach zu bedienen und bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, die es den Benutzern ermöglicht, schnell auf die benötigten Dokumente und Daten zuzugreifen. Dadurch wird die Effizienz gesteigert und die Zufriedenheit der Benutzer erhöht. SharePoint bietet Ihnen weitreichende Flexibilität bei Ihrer Arbeit. Es kann an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden und bietet eine Vielzahl von Funktionen wie Workflow-Management, Business Intelligence und Social Networking.

SharePoint ist skalierbar und kann mit dem Wachstum des Unternehmens wachsen, ohne dass zusätzliche Hardware oder Software benötigt wird und es unterstützt außerdem eine Vielzahl von Anwendungen und Erweiterungen. So können die Kosten für die IT-Infrastruktur reduziert werden. SharePoint bietet eine hohe Sicherheitsstufe für Daten und Dokumente, einschließlich der Möglichkeit zur Verschlüsselung von Datenübertragungen sowie der Verwaltung von Zugriffsrechten.

Mit SharePoint können Mitarbeiter unkompliziert auf Dateien und Informationen zugreifen, unabhängig davon, wo sie sich befinden oder welches Gerät sie verwenden – solange sie über eine Internetverbindung verfügen.

SharePoint Online kann als logische Weiterentwicklung der herkömmlichen Fileserver angesehen werden, denn es bietet Benutzern der M365 Produkte eine vertraute Oberfläche. Eine „Ablösung“ oder „Kombination“ muss genaustens überlegt sein, da eine 1 zu 1 Migration in den wenigsten Fällen sinnvoll ist. Eine Migration der historisch gewachsenen Ordnerstruktur von einem Fileserver zu SharePoint kann aufgrund der SharePoint-Beschränkungen für Sonderzeichen und Dateipfadlängen eine Herausforderung sein. Auch Dateigrößen spielen hier eine Rolle, da Microsoft entsprechende Beschränkungen ausspielt.

Wenn Sie sich für die Einführung eines SharePoint entscheiden, sollten Sie verschachtelte Ordnerstrukturen mit zahlreichen Stufen überdenken und eine optimale Nutzung der leistungsstarken Organisations- und Kommunikationsfunktionen von SharePoint forcieren. Mit diesem Vorgehen nutzen Sie die fortschrittlichen Dokumentenverwaltungsfunktionen wie Metadaten, Suche, Workflows und externe Freigaben umfänglich.

Mit Microsoft 365 schon im Einsatz, kann sich eine parallele Dateispeicherung in verschiedenen Systemen sehr umständlich erweisen. Die Zentralisierung Ihrer Dateien in SharePoint Online und damit auch in Microsoft Teams fördert Effizienz, Compliance und verbesserte Sicherheit. Denken Sie hier unbedingt auch an ein Backup!

Der Vergleich von SharePoint vs Fileserver zeigt deutlich, dass Ihr zukünftiges Dateimanagement schlussendlich von Ihrem individuellen Anwendungsfall und Ihren Anforderungen abhängt. Ihr Verständnis von den Feinheiten und potenziellen Synergien zwischen beiden Systemen wirkt sich dabei entscheidend auf einen erfolgreichen Übergang aus. Wir unterstützen Sie bei der Auseinandersetzung mit den unterschiedlichen Stärken und Vorgehensweisen, mit denen Sie Ihre Arbeitsprozesse optimieren können und setzen optimale Lösungen für Sie um.