Ihre Schritte zum erfolgreichen Microsoft SharePoint
SharePoint Online kann als logische Weiterentwicklung der herkömmlichen Fileserver angesehen werden, denn es bietet Benutzern der M365 Produkte eine vertraute Oberfläche. Eine „Ablösung“ oder „Kombination“ muss genaustens überlegt sein, da eine 1 zu 1 Migration in den wenigsten Fällen sinnvoll ist. Eine Migration der historisch gewachsenen Ordnerstruktur von einem Fileserver zu SharePoint kann aufgrund der SharePoint-Beschränkungen für Sonderzeichen und Dateipfadlängen eine Herausforderung sein. Auch Dateigrößen spielen hier eine Rolle, da Microsoft entsprechende Beschränkungen ausspielt.
Wenn Sie sich für die Einführung eines SharePoints entscheiden, sollten Sie verschachtelte Ordnerstrukturen mit zahlreichen Stufen überdenken und eine optimale Nutzung der leistungsstarken Organisations- und Kommunikationsfunktionen von SharePoint forcieren. Mit diesem Vorgehen nutzen Sie die fortschrittlichen Dokumentenverwaltungsfunktionen wie Metadaten, Suche, Workflows und externe Freigaben umfänglich.
Mit Microsoft 365 schon im Einsatz, kann sich eine parallele Dateispeicherung in verschiedenen Systemen sehr umständlich erweisen. Die Zentralisierung Ihrer Dateien in SharePoint Online und damit auch in Microsoft Teams fördert Effizienz, Compliance und verbesserte Sicherheit. Denken Sie hier unbedingt auch an ein Backup!
Der Vergleich von SharePoint vs. Fileserver zeigt deutlich, dass Ihr zukünftiges Dateimanagement schlussendlich von Ihrem individuellen Anwendungsfall und Ihren Anforderungen abhängt. Ihr Verständnis von den Feinheiten und potenziellen Synergien zwischen beiden Systemen wirkt sich dabei entscheidend auf einen erfolgreichen Übergang aus. Wir unterstützen Sie bei der Auseinandersetzung mit den unterschiedlichen Stärken und Vorgehensweisen, mit denen Sie Ihre Arbeitsprozesse optimieren können und setzen optimale Lösungen für Sie um.
