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Eingangsrechnungen digital erfassen, prüfen, freigeben und archivieren
Papierrechnungen, manuelle Dateneingaben und unübersichtliche Freigabeprozesse kosten Unternehmen täglich wertvolle Zeit. Rechnungen werden per E-Mail weitergeleitet, ausgedruckt oder zwischen verschiedenen Abteilungen und Systemen ausgetauscht. Dadurch entstehen Medienbrüche, Rückfragen und Verzögerungen, was wiederum zum Versteichen von Skontofristen führen kann. Gleichzeitig fehlt häufig der Überblick darüber, welche Rechnungen bereits geprüft wurden und bei wem noch eine Freigabe aussteht.
Mit einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung bilden Sie den gesamten Rechnungsprozess digital ab. Eingehende Rechnungen werden zentral erfasst, relevante Daten automatisch ausgelesen und über definierte Workflows an die zuständigen Mitarbeitenden weitergeleitet. Nach der Prüfung und Freigabe können die Buchungsdaten an das angebundene ERP- oder Finanzbuchhaltungssystem übergeben und die Rechnungen revisionssicher archiviert werden.
Warum sollten Unternehmen Eingangsrechnungen digital verarbeiten?
Die manuelle Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist häufig durch viele einzelne Arbeitsschritte geprägt. Rechnungen müssen geöffnet, sortiert, erfasst, weitergeleitet, geprüft und abgelegt werden. Befinden sich die beteiligten Personen an unterschiedlichen Standorten oder arbeiten mobil, kann sich die Bearbeitung zusätzlich verzögern.
Eine digitale Lösung ersetzt diese manuellen Abläufe durch zentral gesteuerte Prozesse. Rechnungen können über verschiedene Eingangskanäle in den Prozess übernommen werden. Dazu gehören beispielsweise:
- Rechnungen per E-Mail
- PDF-Rechnungen
- gescannte Papierrechnungen
- XRechnungen
- Rechnungen im ZUGFeRD-Format
- Rechnungen aus vorgelagerten Systemen
Ihre Vorteile im Überblick
ERV mit d.velop invoices
d.velop invoices ist eine Softwarelösung für die durchgängige digitale Rechnungsverarbeitung. Sie unterstützt Unternehmen vom Eingang einer Rechnung über die Datenerkennung und Freigabe bis zur Übergabe an das führende Buchhaltungssystem und zur Archivierung.
Die Lösung kann in der Cloud, On-Premises oder in einer hybriden Umgebung betrieben werden. Damit lässt sie sich an unterschiedliche IT-Strategien und Systemlandschaften anpassen.
Funktionen von d.velop invoices
- Import über unterschiedliche Rechnungseingangskanäle
- Verarbeitung von PDF- und Papierrechnungen
- Verarbeitung von XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen
- Automatisches Auslesen relevanter Rechnungsdaten
- KI-gestützte Unterstützung bei der Datenkontrolle
- Stammdatenabgleich
- Anpassbare Prüf- und Freigabeworkflows
- Automatisierter Abgleich von Rechnungs- und Bestelldaten
- Fälligkeitsmanagement und Skontoampel
- Zentrales Rechnungseingangsbuch
- Integration in ERP-, FiBu- und Warenwirtschaftssysteme
- Übergabe von Buchungsdaten
- Digitale Archivierung
Alle Rechnungen im Rechnungseingangsbuch
Das Rechnungseingangsbuch stellt eingegangene Rechnungen mit ihrem jeweiligen Bearbeitungsstatus sowie Skonto- und Nettofälligkeiten in einer zentralen Übersicht dar. Rechnungen können vom Eingang bis zur Zahlung verfolgt, gefiltert, gruppiert und priorisiert werden. Damit erhält die Finanzbuchhaltung eine zentrale Arbeitsoberfläche für den Überblick über offene und bereits bearbeitete Rechnungen.
Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung in Microsoft 365
Unternehmen, die bereits Microsoft 365 und SharePoint Online nutzen, können ihre Rechnungsprozesse direkt auf dieser Plattform abbilden. d.velop invoices for Microsoft 365 automatisiert Kontierungs-, Prüf- und Freigabeprozesse innerhalb der vorhandenen Microsoft-Umgebung.
Die Lösung nutzt SharePoint Online als technologische Basis und bietet Integrationsmöglichkeiten für Microsoft Teams. Aufgaben und zugehörige Rechnungen können in Teams bereitgestellt werden, sodass Anwender Rechnungsprozesse aus ihrer gewohnten Arbeitsumgebung heraus bearbeiten können.
Funktionen von d.velop invoices for Microsoft 365
- Rechnungsworkflow auf Basis von SharePoint Online
- Nutzung der vorhandenen Microsoft-365-Plattform
- KI-basierte Rechnungserkennung
- Automatische Extraktion von Rechnungsdaten
- Individuell gestaltbare Freigabeworkflows
- Übersicht von Aufgaben und Rechnungen in Microsoft Teams
- Anbindung an ERP-, FiBu- und Warenwirtschaftssysteme
- Übergabe von Buchungsdaten über Schnittstellen
- Digitale Archivierung
- Arbeiten in bekannten Microsoft-Oberflächen
d.velop Rechnungsworkflows für Microsoft 365 unterstützen die digitale Verarbeitung vom Rechnungseingang über die Kontierung und Freigabe bis zur Übergabe an vorhandene Systeme.
Eingangsrechnungen jetzt digital verarbeiten
Sie möchten Ihre Rechnungsprüfung beschleunigen, manuelle Eingaben reduzieren und mehr Transparenz über offene Rechnungen gewinnen?
Mit d.velop invoices und d.velop invoices for Microsoft 365 digitalisieren Sie den gesamten Prozess vom Rechnungseingang bis zur Archivierung. amexus begleitet Sie bei der Auswahl, Konzeption, Integration und Einführung der passenden Lösung.
