Was ist eine digitale Akte?
Eine digitale Akte ist eine Sammlung von digitalen Dokumenten und Informationen. Diese gehören meist thematisch zusammen. Sie bildet die Grundlage für moderne Prozesse in der Verwaltung und Archivierung. Durch die Nutzung von Akten schaffen Sie Struktur für alle relevanten Informationen in Ihrem Unternehmen.
Anders als physische Akten sind digitale Akten (auch elektronische Akten genannt) für Personen mit Zugriffsberechtigung jederzeit und ortsunabhängig zugänglich. Durch diese Flexibilität ermöglichen Sie eine reibungslose Zusammenarbeit im Unternehmen. Da moderne Sicherheitsmaßnahmen integriert sind, um sensible Informationen zu schützen, verbessert der Einsatz auch den Datenschutz im Unternehmen. Zudem minimiert sich das Risiko für Verlust oder Beschädigung der Dokumente.
Die digitale Akte: Schluss mit Suchen
Dabei sorgt eine digitale Akte für weniger administrativen Aufwand. Durch automatische Texterkennung werden Dokumente automatisch richtig zugeordnet. So verlieren Sie nie den Durchblick und gewinnen dabei Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben.
Dokumente können mit zahlreichen Akten verknüpft werden, ohne physikalisch mehrfach zu existieren. So ist jedes Dokument nur einmal vorhanden. Ebenso lassen sich Akten, die im gemeinsamem Kontext stehen miteinander verbinden. Ein gängiger Anwendungsfall ist die Verknüpfung einer Projektakte in die zugehörige Kundenakte.
Über ein Berechtigungskonzept regeln Sie, ob ein Anwender eine komplette Akte oder nur einzelne Dokumente einsehen darf.
Weg mit dem Aktenschrank: Schaffen Sie sich den Freiraum, den Sie brauchen
Projektakten
Sie arbeiten mit vielen Kollegen an einem Projekt? Haben Sie stets alle Informationen mit System zur Hand.
Personalakten
Personalmangement geht auch digital: Nutzen Sie die Chance von digitalen Arbeitsverträgen & Co für sich.
Bankakten
Digitalisierung im Bankensektor ist mehr als Online-Banking: Beraten Sie Ihre Kunden mit der digitalen Bankakte effizienter.
Patientenakten
Auch in der Gesundheitsbranche ist die Digitalisierung Schlüssel zu schnellen Behandlungen und Befunden.
Die Vorteile einer digitalen Akte auf einen Blick
Mit einer digitalen Akte werden alle Dokumente automatisch für Sie digital abgelegt. Ob per E-Mail eingegangene Dokumente, digital erstellte oder noch die klassische Eingangspost: Dank digitaler Akten geht nie wieder ein Dokument verloren.
Implementierung und Verwaltung
Schritte zur Einführung digitaler Akten
Die Implementierung digitaler Akten erfordert eine sorgfältige Planung und kontinuierliche Verwaltung, die garantiert, dass die Prozesse reibungslos ablaufen und das volle Potenzial ausgeschöpft wird.
Es erfordert ein Verständnis der individuellen Anforderungen in Unternehmen an die Workflows und auch die technischen Anforderungen müssen geklärt werden, um eine nahtlose Integration in bestehende Systeme zu gewährleisten. Die Einführung umfasst neben der Anpassung der IT-Infrastruktur auch die Schulungen für Mitarbeiter. Die Etablierung eines effektiven Berechtigungsmanagements und strenger Zugriffskontrollen sind entscheidend, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten.
Wir sind Ihr Digitalisierungspartner für die digitale Akte
Als IT-Dienstleister ist es unsere Aufgabe, Sie bei der Einführung digitaler Akten bestmöglich zu unterstützen. In unserem ersten Schritt führen wir eine gründliche Analyse Ihrer bestehenden Systeme und Prozesse durch, um maßgeschneiderte Lösungen für Ihre individuellen Anforderungen zu entwickeln. Bei der anschließenden Integration in Ihre IT-Infrastruktur sorgen wir für reibungslose Abläufe, die Umsetzung Ihrer Sicherheitsvorgaben und eine nahtlose Verknüpfung mit Ihren bereits etablierten Anwendungen. Ebenso übernehmen wir gerne die Schulung Ihrer Mitarbeiter für die neue Software.
Mit unserem ganzheitlichen Ansatz begleiten unsere Experten Sie auf dem Weg zur erfolgreichen Einführung digitaler Akten und stehen Ihnen jederzeit mit ihrem Fachwissen zur Seite.
