Digitale Personalakte mit Sage

Effizientes Dokumentenmanagement für Ihre HR-Prozesse

Digitale Personalakte & Sage: Perfekt für den Mittelstand

Die digitale Personalakte mit Sage ist der Schlüssel zu einer modernen, effizienten und rechtskonformen Personalverwaltung. Unternehmen im Mittelstand stehen zunehmend vor der Herausforderung, Personalprozesse zu digitalisieren, Dokumente sicher zu verwalten und gleichzeitig gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden: Ab dem 01.01.2027 wird zudem das Vorhalten bestimmter Entgelt- und sozialversicherungsrelevanter Unterlagen zudem Pflicht.

Die digitale Personalakte von Sage ist in der Sage HR Suite integriert und bündelt Dokumente wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Zertifikate uvm. an einem zentralen Ort. So können alle HR-Prozesse gebündelt über ein Tool gemanagt werden. Gerade für mittelständische Unternehmen bietet die Kombination aus der Sage HR Suite und der digitalen Personalakte einen schnellen Einstieg in die HR-Digitalisierung.

Typische Einsatzszenarien:

  • Digitalisierung bestehender Papierakten
  • Einführung automatisierter HR-Prozesse
  • Integration in bestehende Sage-Umgebungen
  • Vorbereitung auf gesetzliche Anforderungen und Audits

Durch die Skalierbarkeit der Lösung wächst die digitale Personalakte mit Ihren Anforderungen und der Zahl Ihrer Mitarbeitenden.

amexus® ist Ihr Sage Platin Partner

amexus Informationstechnik, inhabergeführt seit 1992, ist einer der größten Sage-Partner in Deutschland und verfügt über ein großes Partnernetzwerk. Wir bieten Ihnen eine ganzheitliche Beratung, bei der Sie von unserem standardisierten Projektvorgehen profitieren.

Funktionen der digitalen Personalakte mit Sage

Dokumentenmanagement & Ablage

Strukturierte Ablage nach Kategorien, Volltextsuche, Versionierung aller Dokumente

Workflows & Automatisierung

Digitale Genehmigungsprozesse, Automatische Ablage neuer Dokumente, Erinnerungsfunktionen

Rollenkonzept & Berechtigungen

Rollenbasierte Zugriffskontrolle, Datenschutzkonforme Freigaben, Protokollierung von Zugriffen

Integration & Schnittstellen

Direkte Anbindung an Sage HR Suite, Verbindung zu DMS-Systemen (z. B. d.velop), Import- und Exportfunktionen

Vorteile mit amexus

Langjährige Erfahrung in der HR-Digitalisierung

Sage Platin Partner

Spezialisierung auf KMU

Strategische Beratung & technische Umsetzung

Mehrwerte der digitalen Personalakte mit Sage

Die digitale Personalakte beschleunigt und vereinfacht Ihre Prozesse der Personalabteilung. Routinearbeiten werden automatisch, intelligent und damit effizient für Sie erledigt. Dadurch entlastet die digitale Personalakte Ihre HR-Mitarbeiter und bietet die Chance, sich auf strategische, zwischenmenschliche und zukunftsrelevante Aufgaben zu konzentrieren.

Mehrwerte auf einen Blick:

Zentrale Datenverwaltung

Alle Personalunterlagen werden an einem Ort gespeichert. Die Suche nach Dokumenten entfällt. Relevante Informationen sind innerhalb von Sekunden verfügbar.

Zeitersparnis im HR-Alltag

Automatisierte Prozesse, wie das digitale Ablegen von Dokumenten oder Workflows für Genehmigungen, reduzieren manuelle Tätigkeiten erheblich.

Rechtssicherheit & GoBD-Konformität

Erfüllung wichtiger Anforderungen hinsichtlich Datenschutz und Dokumentationspflicht: Versionierung, Zugriffsprotokolle, revisionssichere Archivierung.

Nahtlose Integration in Sage

Durch die Integration in Sage HR Suite werden Stammdaten automatisch synchronisiert. Doppelpflege entfällt und die Datenqualität steigt.

Ortsunabhängiger Zugriff

Ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs: Mit der digitalen Personalakte können berechtigte Personen jederzeit auf relevante Informationen zugreifen.

Verbesserte Zusammenarbeit

HR-Abteilung, Führungskräfte und Mitarbeitende profitieren von transparenten Prozessen und klar strukturierten Informationen.

KI für digitale HR-Dokumente und Wissen

KI-Funktionen können die digitale Personalakte ergänzen, indem sie bei der Klassifizierung unterstützen, Informationen schneller auffindbar machen, HR-Fragen beantworten und dokumentenbezogene Prozesse unterstützen. So wird aus der digitalen Ablage ein effizienter Wissens- und Prozessbaustein für moderne HR-Arbeit.

Digitale Personalakte Sage | Webinar

Digitale Personalakte mit Sage | Webinar

Ab 2027 müssen Unternehmen relevante Personalunterlagen digital vorhalten und strukturiert bereitstellen können. In unserem 30-minütigen Webinar zur digitalen Personalakte erklärt unser Experte Peter Gerdemann Ihnen die aktuelle Situation und zeigt, wie Sie die digitale Personalakte mit Sage umsetzen können.

Einführung der digitalen Personalakte Sage mit amexus

Als erfahrener Partner begleiten wir Sie von der Analyse bis zum Betrieb Ihrer Lösung:

  1. Analyse Ihrer bestehenden HR- und IT-Strukturen
  2. Technische Implementierung und Integration
  3. Digitalisierung und Migration bestehender Dokumente
  4. Schulung Ihrer Mitarbeitenden
  5. Laufender Support und Weiterentwicklung

Unser Fokus liegt auf einer praxisnahen Umsetzung, die sich nahtlos in Ihre Prozesse integriert.

FAQ

Ja, bei richtiger Implementierung erfüllt sie alle Anforderungen an Datenschutz, Zugriffskontrolle und Nachvollziehbarkeit.

Die Dauer hängt von Unternehmensgröße und Systemlandschaft ab, lässt sich aber durch strukturierte Vorgehensmodelle effizient gestalten.

Ja, durch Digitalisierung und strukturierte Datenmigration lassen sich vorhandene Dokumente problemlos integrieren.

Die Einführung der digitalen Personalakte Sage ist besonders relevant für:

  • Kleine und mittelständische Unternehmen
  • Organisationen mit mehreren Standorten
  • Unternehmen mit stark wachsender Belegschaft
  • HR-Abteilungen mit hohem Verwaltungsaufwand

Gerade im Hinblick auf steigende Anforderungen an Datenschutz und Dokumentationspflichten wird die digitale Personalakte zunehmend zum Standard.

Jetzt digitale Personalakte mit Sage einführen

Mit der Sage HR Suite schaffen Sie effiziente digitale Prozesse zur Verwaltung aller relevanten Informationen über Ihre Mitarbeitenden. Dabei gibt die Sage HR Suite Ihnen alle wichtigen Werkzeuge an die Hand, um die Effizienz Ihrer Abläufe zu steigern und die Datenintegrität Ihrer Personalabteilung zu verbessern. Dabei ist die Lösung ausgesprochen benutzerfreundlich, intuitiv zu bedienen und lässt sich durch modulare Erweiterungen optimal mit Ihrem Unternehmenswachstum und veränderten Bedürfnissen skalieren.

Sie möchten Ihre HR-Prozesse effizienter gestalten und eine digitale Personalakte implementieren?

Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch.

Wir unterstützen Sie bei der Einführung der digitalen Personalakte mit Sage.

Experte für digitale Personalakte Sage amexus

Peter Gerdemann