Vertragsmanagement Software

Verträge einfach digital managen

Digitale, sichere und effiziente Vertragsprozesse

Verträge sind die Grundlage jeder Geschäftsbeziehung. Trotzdem werden sie in vielen Unternehmen noch immer dezentral gespeichert, manuell bearbeitet und über Excel-Listen oder Wiedervorlagen nachgehalten. Das kostet Zeit, erschwert die Zusammenarbeit und erhöht das Risiko, Fristen oder wichtige Verpflichtungen aus dem Blick zu verlieren. Eine moderne Vertragsmanagement Software schafft hier Abhilfe: Sie bündelt Verträge zentral, macht Prozesse transparent und unterstützt Sie über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg von der Erstellung bis zur Verlängerung oder Kündigung.

Warum Unternehmen eine Vertragsmanagement Software brauchen

In vielen Unternehmen ist das Vertragswesen historisch gewachsen:

  • Verträge liegen in verschiedenen Ordnern
  • Freigaben laufen per E-Mail,
  • Zuständigkeiten sind nicht immer klar
  • wichtige Fristen werden zu spät erkannt.

Zusammengefasst: Es fehlt eine zentrale Übersicht über alle Vertragsdokumente.

Mit einer digitalen Vertragsmanagement Software bringen Sie Ordnung, Struktur und Sicherheit in Ihre Vertragsprozesse: Verträge werden zentral gespeichert, Aufgaben und Fristen automatisiert überwacht und alle Beteiligten arbeiten auf einer gemeinsamen, nachvollziehbaren Grundlage. Das reduziert Risiken, spart Zeit und verbessert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen deutlich.

Anbahnung

Erstellung und Verhandlung

Prüfung und Freigabe

Unterzeichnung

Erfüllung

Archivierung

Die wichtigsten Funktionen moderner Vertragsmanagement Software

Eine Vertragsmanagement Software ist ein digitales System zur strukturierten Verwaltung aller Verträge über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg und dabei weit mehr als nur eine Dokumentenablage. Sie unterstützt Unternehmen auch bei der Erstellung, Prüfung, Freigabe, Überwachung, Verlängerung und Archivierung von Verträgen und ersetzt so manuelle Einzelschritte durch digitale, nachvollziehbare Prozesse.

Zentrale Vertragsverwaltung

Alle Verträge werden in einer digitalen Vertragsakte gebündelt. Das sorgt für eine einheitliche Struktur, schnellen Zugriff und mehr Übersicht über alle relevanten Informationen.

Automatisiertes Fristenmanagement

Wichtige Fristen und Termine werden systemseitig überwacht. Erinnerungen an Kündigungen, Verlängerungen oder andere Stichtage helfen dabei, keine relevanten Vorgänge mehr zu übersehen.

Digitale Workflows und Freigaben

Prüf-, Freigabe- und Abstimmungsprozesse laufen digital, nachvollziehbar und strukturiert ab. Verantwortlichkeiten werden klar zugeordnet und Abläufe beschleunigt.

Schnelle Suche und mehr Transparenz

Verträge und Vertragsinhalte lassen sich über Metadaten, Suchfunktionen und Filter schnell finden. Das spart Zeit, reduziert Rückfragen und verbessert die Transparenz über Vertragsbestände und Verpflichtungen.

Integration in bestehende Systemlandschaften

Vertragsmanagement sollte kein isolierter Prozess sein, sondern in bestehende IT-Landschaften integriert werden. Eine Verzahnung mit vorhandenen Softwarelösungen ist für uns daher der Ausgangspunkt für die Anbindung eines Vertragsmanagements.

Elektronische Signaturen

Verträge lassen sich digital, sicher und rechtskonform unterschreiben.

Für wen eignet sich eine Vertragsmanagement Software?

Eine entsprechende Software eignet sich für Unternehmen jeder Größe und Branche, sobald Verträge eine zentrale Rolle im Tagesgeschäft spielen. Insbesondere für Organisationen mit hohem Vertragsvolumen, komplexen Genehmigungsprozessen, mehreren beteiligten Abteilungen sowie hohen Anforderungen an Compliance und Dokumentation ist eine Vertragsmanagement Software essenziell.

Typische Einsatzbereiche sind unter anderem Einkauf, Vertrieb, Rechtsabteilung, Geschäftsführung, Controlling oder die öffentliche Verwaltung. Überall dort, wo Verträge transparent gesteuert, Fristen eingehalten und Verantwortlichkeiten nachvollziehbar dokumentiert werden müssen, sorgt eine digitale Lösung für mehr Effizienz und Sicherheit.

Welche Vertragsmanagement Software passt zu Ihrem Unternehmen?

Ausgangssituationen und Systemlandschaften abdecken: d.velop contracts und d.velop contracts for Microsoft 365.

d.velop contracts – für ganzheitliches digitales Vertragsmanagement

d.velop contracts ist die passende Lösung für Unternehmen, die ihr Vertragsmanagement als eigenständigen, zentralen Prozess digitalisieren und strategisch aufstellen möchten.

Die Lösung unterstützt den gesamten Vertragslebenszyklus – von der digitalen Vertragserfassung über die Fristenüberwachung bis hin zur revisionssicheren Archivierung. Zu den zentralen Funktionen zählen eine strukturierte Vertragsakte, Such- und Filteroptionen, automatische Fristen- und Terminüberwachung, Aufgabenmanagement, transparente Workflows sowie die Integration elektronischer Signaturen. Zudem ist der KI-Assistent d.velop pilot integriert.

Wenn Sie Verträge nicht nur verwalten, sondern aktiv steuern, auswerten und in Ihre Geschäftsprozesse einbinden möchten, bietet d.velop contracts die passende Grundlage. Gerade bei hohem Vertragsvolumen, komplexen Genehmigungsprozessen oder erhöhten Anforderungen an Transparenz und Compliance schafft die Lösung eine belastbare, digitale Struktur.

d.velop contracts for Microsoft 365 – Vertragsmanagement direkt in Ihrer Microsoft-Umgebung

d.velop contracts for Microsoft 365 richtet sich an Unternehmen, die bereits intensiv mit SharePoint, Teams und Microsoft 365 arbeiten und ihr Vertragsmanagement nahtlos in diese Umgebung integrieren möchten.

Mit d.velop contracts for M365 wird Ihr SharePoint um ein effizientes und übersichtliches digitales Vertragsmanagement erweitert. Sie profitieren von einem Dashboard mit schnellem Zugriff auf Verträge und Auswertungen, Hinweise auf aktuellen Handlungsbedarf wie Kündigungsfristen oder Verlängerungen, einer einfachen Vertragsanlage per Assistent sowie die Möglichkeit, Verträge direkt in Microsoft Teams zu bearbeiten, zu suchen und in Prozesse einzubinden.

Für Unternehmen mit einer klaren Microsoft-365-Strategie ist das ein großer Vorteil: Mitarbeitende arbeiten dort weiter, wo sie ohnehin täglich aktiv sind. Vertragsprozesse werden nicht ausgelagert, sondern sinnvoll in die bestehende digitale Arbeitsumgebung integriert.

Ihre Vorteile mit amexus

30 Jahre Erfahrung

Strategische Beratung & technische Umsetzung

d.velop & Microsoft Partner

Effizientes, sicheres Vertragsmanagement

Fazit: Verträge sicher verwalten

Wir begleiten Sie bei der Einführung der passenden Lösung für Ihr digitales Vertragsmanagement – von der Anforderungsaufnahme über die Auswahl der passenden Plattform bis hin zur Integration in bestehende Prozesse und dem anschließenden Support.

Mit der richtigen Lösung schaffen Sie mehr Transparenz, reduzieren Risiken und bringen Struktur in Ihre Vertragsprozesse. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, welche Vertragsmanagement Software am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

FAQ

Vertragsverwaltung konzentriert sich vor allem auf Ablage und Organisation. Vertragsmanagement geht weiter und umfasst den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags – inklusive Prüfung, Freigabe, Fristenüberwachung, Optimierung und Archivierung.

Ja. Die automatische Überwachung von Fristen und Terminen gehört zu den Kernfunktionen einer Vertragsmanagement Software.

Ja, ein Vertragsmanagement mit d.velop contracts oder d.velop contracts for M365 lässt sich nahtlos in bestehende IT-Landschaften wie ERP- oder CRM-Systeme integrieren.

Wir beraten Sie gerne

Experte für Vertragsmanagement Software amexus

Nico Frohwein