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Mit Microsoft SharePoint verwalten Sie Ihren Fuhrpark mühelos digital
Ob im Handwerk, im Service oder eben als Firmenwagenflotte in der Beratungsbranche – Ein Fuhrpark ist ein wichtiger Bestandteil vieler Unternehmen, für den ein digitales Fuhrparkmanagement mit SharePoint echten Mehrwert generieren kann. Die Verwaltung eines Fuhrparks kann eine große Herausforderung sein, da viele Faktoren berücksichtigt werden müssen, wie z. B. Kosten, Wartung, Sicherheit und Compliance. Gleichzeitig fehlt oft die transparente und lückenlose Dokumentation aller Informationen an einer zentralen Stelle. Informationen und Aufgaben zum einzelnen Fahrzeug lassen sich also nur mühsam zusammentragen und vor allem nur mit organisatorischem, manuellem Aufwand verwalten.
Eine mögliche Lösung, diesen Herausforderungen zu begegnen, ist eine Fuhrparkmanagement-Lösung auf Basis von Microsoft 365 bzw. SharePoint Online. Die cloudbasierte Plattform bietet zahlreiche Funktionalitäten, um Fahrzeuge und Fahrer online zu verwalten. In diesem Blogartikel erklären wir Ihnen, was Fuhrparkmanagement SharePoint ist, welche Vorteile es für Ihr Unternehmen hat, welche Funktionalitäten es bietet und wie Sie es in Ihrem Unternehmen implementieren können.
Vorteile von Fuhrparkmanagement SharePoint für Ihr Unternehmen
Funktionalitäten von Fuhrparkmanagement SharePoint
Die Mehrwerte von Microsoft 365
Das Fuhrparkmanagement in SharePoint ermöglicht es, den gesamten Lebenszyklus eines Firmenwagens digital zu verwalten. Von der Anforderung, über die Beschaffung, die Instandhaltung, die Nutzung bis hin zur Verwertung oder Rückgabe können alle Prozesse und Daten in einer zentralen Plattform erfasst und gesteuert werden. Dabei profitiert das Fuhrparkmanagement von allen Funktionen und Vorteilen von Microsoft 365 und SharePoint, wie der Zusammenarbeit in Teams, Integrationen von Power Apps und Power Automate, Analysen mit Power BI oder der Sicherheit und Compliance von Microsoft Cloud. So wird das Fuhrparkmanagement effizienter, transparenter und kostengünstiger.
Automatisierte Geschäftsprozesse
Ein Fuhrparkmanagement in SharePoint bietet zahlreiche Funktionen und bündelt gewisse Standards von Microsoft zu einer optimalen Lösung. Dazu gehört bspw. die automatische Versionierung von Dokumenten, die Fahrparkmanagern hilft, immer die aktuellsten Dokumente im Zugriff zu haben. Aber auch die Möglichkeit, die Power Platform für digitale Geschäftsprozesse zu integrieren, macht individuelle Automatismen in Richtung Mitarbeiter, Geschäftsführung oder Werkstattpartner möglich. Hierbei denken wir an Genehmigungsprozesse, automatische Terminanfragen, Buchungsanfragen oder auch klassische Aufgabenverteilung zur Fahrzeugreinigung.
Die digitale Akte
Grundlage und zentraler Ort für alle Informationen zum Fahrzeug ist die digitale Akte für PKWs oder die Nutzfahrzeuge. Hier lassen sich alle allgemeinen Daten, (Leasing-)Verträge, Fahrleistungen, Dokumente, Schäden und Mängel, Kosten und Tankkarten sowie Termine pflegen, auffinden und verwalten. Die Aktenstruktur bietet dabei eine übersichtliche, nutzenorientierte Ansicht und die Möglichkeit alle relevanten Aufgaben und To-Dos direkt aus der Akte heraus zu steuern. So lassen sich automatische Erinnerungen (per Mail oder Teams) konfigurieren, genau wie automatisierte Genehmigungsprozesse bspw. Für die Bestellung neuer Fahrzeuge. Die Volltextsuche ermöglicht außerdem das schnelle und intuitive Auffinden von Detailinformationen.
Mögliche Aktivitäten mit dem Fuhrparkmanagement SharePoint
Fahrzeugsuche
Genehmigungsverfahren
Führerscheinkontrolle
Auswertungen
Organisation und Dokumentation von Schlüssel- & Fahrzeugübergabe
Organisation und Dokumentation von Fahrzeugreinigung & -wartung
Implementierung von Fuhrparkmanagement SharePoint in Ihrem Unternehmen
Sollten Sie eine Einführung eines Fuhrparkmanagements auf Basis von SharePoint planen, gibt es gute Nachrichten: Das Ganze lässt sich mit überschaubarem Aufwand in wenigen Stunden implementieren und konfigurieren. Nach Implementierung einer digitalen Fahrzeugakte können die Funktionalitäten auch mit Microsoft-Boardmitteln individuell auf Ihr Unternehmen angepasst werden.
Best Practices für die effiziente Nutzung von Fuhrparkmanagement SharePoint
Um das Beste aus Fuhrparkmanagement SharePoint herauszuholen, empfehlen wir folgende Best Practices aufgrund unserer Projekterfahrung:
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