Dokumente können mit zahlreichen Akten verknüpft werden, ohne physikalisch mehrfach zu existieren. So ist jedes Dokument nur einmal vorhanden. Ebenso lassen sich Akten, die im gemeinsamem Kontext stehen miteinander verbinden. Ein gängiger Anwendungsfall ist die Verknüpfung einer Projektakte in die zugehörige Kundenakte. Über ein Berechtigungskonzept regeln Sie, ob ein Anwender eine komplette Akte oder nur einzelne Dokumente einsehen darf.
Was ist eine digitale Akte?
Eine digitale Akte ist eine Sammlung von digitalen Dokumenten und Informationen. Diese gehören meist thematisch zusammen. Durch die Nutzung von Akten schaffen Sie Struktur für alle relevanten Informationen in Ihrem Unternehmen. Anders als physische Akten sind digitale Akten (auch elektronische Akten genannt) für Personen mit Zugriffsberechtigung jederzeit und ortsunabhängig zugänglich.
Darum sollten Sie eine digitale Akte nutzen
Weg mit dem Aktenschrank, schaffen Sie sich den Freiraum, den Sie brauchen. Mit einer digitalen Akte werden alle Dokumente automatisch für Sie digital abgelegt. Ob per E-Mail eingegangene Dokumente, digital erstellte oder noch die klassische Eingangspost, mit der digitalen Akte geht nie wieder ein Dokument verloren.
Digitale Akte – Schluss mit Suchen
Dabei sorgt eine digitale Akte für weniger administrativen Aufwand. Durch automatische Texterkennung werden Dokumente automatisch richtig zugeordnet. So verlieren Sie nie den Durchblick und gewinnen dabei Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben.
Denn was ist nervenzehrender, als stundenlang hunderte Aktenordner nach einer kleinen Information abzusuchen?
Berechtigungen der Dokumente regeln
Die Vorteile einer digitalen Akte auf einen Blick
Die digitale Akte lässt sich auch digital signieren
Ideal für Verträge & Co. Entdecken Sie die Möglichkeiten der digitalen Signatur. So können Sie rechtssicher Verträge unterzeichnen, ohne sie auszudrucken, einzuscannen und wieder zu verschicken.
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