Der amexus Quick Check zur digitalen Personalakte

Welche Lösung einer DPA eignet sich am besten für Ihren Use-Case?

Die digitale Personalakte wird ab dem 01.01.2027 Pflicht. Neben der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen bietet Sie jedoch weitere Potenziale. Ohne eine klare Analyse bleiben diese Potenziale ungenutzt, Prozesse ineffizient und rechtliche Risiken bestehen.

In unserem 30-minütigem Quick Check zur digitalen Personalakte bespricht unser Experte Peter Gerdemann mit Ihnen die aktuelle Situation Ihrer HR- und IT-Landschaft und entwickelt einen Fahrplan zum weiteren Vorgehen.

Experte für digitale Personalakte amexus

Peter Gerdemann
Experte für die digitale Personalakte

Themen unseres Quick Checks

Status Quo Analyse

  • Wie werden Personalakten aktuell geführt? (Papier, Fileserver, HR-System)
  • Welche Dokumente liegen wo und in welcher Struktur?
  • Wie sehen aktuelle Prozesse rund um Personalakten aus?
  • Welche Systeme sind im Einsatz (z. B. Sage, DATEV, SAP, M365)?

Prozessanalyse HR

  • Erstellung, Ablage und Pflege von Personaldokumenten
  • Zugriffs- und Freigabeprozesse
  • Onboarding/Offboarding Workflows
  • Dokumentenanforderungen (z. B. Verträge, Zeugnisse, Bescheinigungen)
  • Medienbrüche und manuelle Aufwände

Compliance & Datenschutz Check

  • DSGVO-konforme Ablage und Zugriffskonzepte
  • Aufbewahrungsfristen und Löschkonzepte
  • Rollen- und Berechtigungskonzepte
  • Protokollierung und Nachvollziehbarkeit

Struktur & Dokumentenlogik

  • Aufbau und Gliederung der digitalen Personalakte
  • Dokumententypen und Klassifizierung
  • Metadaten- und Verschlagwortungskonzepte
  • Such- und Auswertungsmöglichkeiten

System- und Technologiebewertung

  • Bewertung bestehender Systeme
  • Integrationsmöglichkeiten in bestehende Systeme
  • Automatisierungspotenziale
  • Zukunftsfähigkeit der aktuellen Systemlandschaft

Nutzer- und Organisationsperspektive

  • Anforderungen von HR, Führungskräften und Mitarbeitenden
  • Akzeptanz und Nutzung bestehender Lösungen
  • Schulungs- und Change-Bedarfe

Jetzt Quick Check zur digitalen Personalakte anfragen

Erhalten Sie priorisierte Handlungsempfehlungen und einen Fahrplan zur digitalen Personalakte. Starten Sie fundiert in die Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse.

Wir beraten Sie gerne in unserem Quick Check zur DPA.

Experte für digitale Personalakte amexus

Peter Gerdemann