Eine neue digitale Akte muss her – die eAkte-Einführung bei der Bremer Kreditbank AG
Die moderne Arbeitswelt wird durch neue Anforderungen schneller und komplexer. Mitarbeiter müssen in kürzerer Zeit immer mehr leisten. Die Bankenbranche steht in dieser Hinsicht sogar vor einer noch größeren Herausforderung: Der stark regulierte Sektor steht jederzeit in Kontrast zu den sich wandelnden Spielregeln. Und das betrifft auch das Dokumentenmanagement.
Vor dieser Herausforderung stand auch die Bremer Kreditbank AG (BKB) im Jahr 2017. Die BKB war zum damaligen Zeitpunkt ein kleines Finanzinstitut, das mit über 2 Milliarden Bilanzsumme und 3 Milliarden Kreditvolumen verschiedenste Finanzdienstleistungen angeboten hat. Mit Hauptsitz in Bremen und weiteren Standorten in Frankfurt, Stuttgart, Hannover, Düsseldorf, Hamburg, Berlin und München betreute die BKB neben den Firmen- und Unternehmenskunden auch den Bereich der Spezialfinanzierungen mit besonderem Erfolg. Heute ist die BKB Teil der Oldenburgischen Landesbank.
Das Team der BKB hat sich für amexus entschieden, um das bestehende System durch eine neue Lösung für das Dokumentenmanagement zu ersetzen.
Ausgangslage
Das bisherige System erfüllte die regulatorischen Anforderungen an ein Dokumentenmanagement, war aber weder benutzerfreundlich noch intuitiv in der Bedienerführung. Neben einer zwingend vorzuhaltenden papierbasierten Ablage wurden Dokumente voll elektronisch abgelegt und waren in jeder Niederlassung aufrufbar. Dennoch gab es einige Herausforderungen:
- Die jährliche Lizenz-/Wartung war extrem kostenintensiv.
- Das System diente primär als Archivsystem, wobei im sehr individuellen Firmenkundengeschäft zu jeder Zeit eine interaktive Zusammenarbeit an Dokumenten erforderlich war.
Die Bremer Kreditbank setzt auf SharePoint
Die BKB hatte bereits ein neues Intranet auf SharePoint-Basis eingeführt. Da war der Gedanke naheliegend, die bereits vorhandenen Funktionalitäten zu nutzen und zu erweitern. Das Projektteam stand nun vor zwei Herausforderungen:
- Die Lösung muss die bestehenden Strukturen im vorhandenen DMS mit den Möglichkeiten von SharePoint verbinden.
- Ein effizienter Migrationspfad vom bisherigen DMS mit minimalem händischen Aufwand muss Teil der neuen Lösung werden.
ecspand als Add-On
Mit der d.velop Lösung ecspand bot sich die perfekte Lösung, die den SharePoint mit einer strukturierten Ablagestruktur in Form von Akten verbindet. Dabei nutzt ecspand die im SharePoint bereits vorhandenen Features und erweitert diese um zusätzliche Funktionen.
In gemeinsamen Workshops wurde eine Excel-Datei erarbeitet, die die gesamte Aktenstruktur im bisherigen DMS inklusive der „kreativen Umsetzungen durch einzelne Benutzergruppen“ abbildete. Das über tausend Zeilen lange Dokument beinhaltete jede einzelne Dokumentenart mit genauer Beschreibung und der jeweils vorhandenen Verschlagwortung. Über mehrere Iterationen ist aus dieser Excel-Datei dann die fertige Akte entstanden, die sich sowohl aus dem Browser heraus, als auch direkt aus allen bestehenden Office-Anwendungen öffnen lässt.
Die Vorteile der neuen eAkte
Mit der neuen eAkte wurde die Möglichkeit geschaffen, lebende Dokumente abzulegen, gemeinsam an diesen zu arbeiten und jedem Mitarbeiter auf einfachem Weg zu präsentieren. Dokumente können nun über einen Link direkt in der Akte aufgerufen werden. Mehrere Dokumente können gleichzeitig durchsucht werden und mit der neuen Strukturierung ist jeder mit wenigen Klicks an der richtigen Stelle. Zusammengengefasst die Vorteile:
- Integration in Office-Anwendungen: Mit der Sidebar von ecspand können Dokumente aus Word, Excel oder PowerPoint, aber auch E-Mails leicht abgelegt werden.
- Kollaboration an lebenden Dokumenten: Dokumente können direkt im Browser bearbeitet werden. Über die SharePoint Kollaborationsfeatures sind Änderungen direkt für Kollegen sichtbar.
- Reduzierte Wartungskosten: Mit ecspand konnten die jährlichen Wartungskosten stark gesenkt werden.
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Agenda
1. Kurzvorstellung amexus Informationstechnik
2. 220.000 Dokumente, 200 Benutzer, 12 Standorte – Das Projekt bei der Bremer Kreditbank
3. LIVE-Demo: Dokumentenmanagement auf Basis von Microsoft 365 und Microsoft SharePoint
Aus festen Strukturen werden Metadaten
Nach erfolgreicher Implementierung der eAkte ging es direkt mit der nächsten Herausforderung weiter. Durch die geänderte Struktur wurde die Migration eine ebenso große Herausforderung, wie die eigentliche Einführung der eAkte. Aus diesem Grund wurde ein zweites Dokument entworfen. Dieses sieht für mehr als tausend Dokumentenarten die entsprechende neue Stelle in der eAkte vor. Darüber hinaus liefert das Dokument zusätzliche Regeln zur Definition von Metadaten, die automatisch an Hand der Ablagestruktur definiert wurden.
Mit Hilfe der HAVI Solutions konnte auch diese Herausforderung gemeistert. Nach den definierten Regeln wurden die Dokumente extrahiert, angereichert und mit Metadaten in die eAkte importiert.
Ein Blick zurück und in die Zukunft
Am Ende des Projekts steht nun ein System, welches den aktuellen Anforderungen an die moderne Arbeitswelt entspricht und eine große Akzeptanz genießt. Die Einführung von ecspand brachte nicht nur eine andere Technologie mit sich, sondern auch eine Veränderung der Arbeitsweise.
Auch in Zukunft wird die neu entstandene Bankengruppe, die unter dem Namen Oldenburgische Landesbank agiert, auf SharePoint setzen. Das Team der amexus freut sich daher auf weitere spannende Projekte und neue Herausforderungen.
220.000
Dokumente
200
Benutzer
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Standorte
Bremer Kreditbank
Langfristiges Geschäftsmodell. Fachkundige Betreuer. Erfolgreiche Zusammenarbeit mit mittelständischen Unternehmen seit 1863. Die BKB Bank hat eine lange und interessante Geschichte. Einst als Vorschussverein gegründet, entstand ein renommiertes Bankhaus mit hoher Expertise und breitem Erfahrungsschatz.
Die Niederlassungen befinden sich in allen wirtschaftlich bedeutenden Regionen Deutschlands. Von hier aus findet eine intensive Betreuung statt. Seit 2018 ist die BKB Bank Teil der Oldenburgischen Landesbank.
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