Effiziente Dokumentenverwaltungssoftware

Nahtlose Integration digitaler Dokumentenverwaltung

Diese Kunden vertrauen amexus

Referenzlogo Röther Beteiligungs GmbH
Referenz Verbraucherzentrale Baden-Württemberg
Referenz SPD Bundestagsfraktion
Referenz OBO Bettermann Holding

Digitalisieren Sie Ihr Büro

Die traditionelle, papierbasierte Dokumentenverwaltung ist nicht nur zeitaufwendig und die Informationssuche in physischen Archiven mit zunehmender Datenmenge immer aufwendiger, sondern auch anfällig für Fehler, Verlust und ineffiziente Abläufe. Möchten Sie sich also von lästigen Papierbergen, Aktenschränken und langer manueller Suche nach den richtigen Dokumenten verabschieden?

Eine effiziente Dokumentenverwaltungssoftware ermöglicht die nahtlose Integration digitaler Prozesse in Ihren Unternehmensalltag und hilft Ihnen so dabei, ebendiese Ziele zu erreichen.

Viele der manuellen Prozesse, die in der traditionellen Dokumentenverwaltung erforderlich sind, können durch digitale Workflows ersetzt werden. Die Digitalisierung physischer Dokumente, die Speicherung und Verwaltung digitaler Dateien sowie die Implementierung der Workflows, die eine kollaborative Bearbeitung und Freigabe von Dokumenten ermöglichen, haben das Potenzial, Ihre Produktivität deutlich zu steigern.

d.velop documents bietet eine Vielzahl von Funktionen und Eigenschaften, die es zu einer leistungsstarken Dokumentenverwaltungssoftware machen und Unternehmen optimal dabei unterstützen, ihre Dokumentenprozesse effizienter, sicherer und benutzerfreundlicher zu gestalten.

amexus® ist Ihr d.velop Platinum Partner

  • Wir sorgen für Ihre erfolgreiche Projekteinführung auf Basis des gesamten d.velop Produktportfolios.
  • Wir sind Entwicklungspartner der d.velop: App Builder (siehe amxSIGN).
  • Wir besitzen ausgezeichnete Expertise bei der Adaption von unterschiedlichen Anwendungen und Unternehmenslösungen.
  • Wir bieten Ihnen persönlichen Support, auch mit individuellem SLA.
amexus ist Ihr d.velop Platinum Partner

Mit uns wird Ihr Digitalisierungsprojekt zum Erfolg

Unsere Experten verfügen über tiefgreifende Fachkenntnisse und langjährige Erfahrung in der Beratung rund um Dokumentenmanagementsysteme. Sie sind Ansprechpartner für relevante Best Practices und alle technischen Details, die für eine erfolgreiche Implementierung erforderlich sind. Darüber hinaus haben wir als IT-Dienstleister Erfahrung in der Arbeit mit Unternehmen in den verschiedensten Branchen und können Ihnen für Ihr Unternehmen maßgeschneiderte Lösungen anbieten, die auf Ihre branchenspezifischen Anforderungen abgestimmt sind.

Wir unterstützen Sie bei der Auswahl der richtigen Dokumentenverwaltungssoftware für Ihr Unternehmen und übernehmen den Implementierungsprozess für Sie. Um die Software optimal an Ihre Systeme und Prozesse anzupassen, führen wir Anforderungsworkshops durch, entwickeln individuelle Konfigurationen und kümmern uns um die nahtlose Anbindung Ihres neuen DMS an die Infrastruktur in Ihrem Unternehmen. Dabei stellen wir auch den reibungslosen Informationsfluss sicher und übernehmen die Datenmigration in das neue System.

Sicherheit

Um die Sicherheit Ihrer Dokumentenverwaltungssoftware zu gewährleisten, beraten wir Sie ganzheitlich zur Konfiguration von Sicherheitsmaßnahmen, wie Zugriffssteuerungen, Verschlüsselung und Backup-Lösungen.

Updates

Als IT-Dienstleister kümmern wir uns gerne um die regelmäßige Wartung und Updates Ihres DMS.

Optimierung

Wir analysieren die Nutzung Ihrer Software und sprechen Empfehlungen zur kontinuierlichen Verbesserung und Anpassung aus.

Wir schulen Sie umfassend für die Nutzung Ihrer Dokumentenverwaltungssoftware. Durch unser Training werden Ihre Mitarbeiter effektiv auf die neue Software vorbereitet, sodass sie alle Funktionen und Möglichkeiten optimal nutzen können. Unsere Schulungen können vor Ort bei Ihnen im Unternehmen oder auch online durchgeführt werden.

Wir stellen sicher, dass Ihre Software reibungslos funktioniert und bieten Ihnen bei technischen Fragen schnelle Unterstützung.

So profitieren Sie von digitaler Dokumentenverwaltung

Spürbare Kostenreduktion

Die Implementierung einer Dokumentenverwaltungssoftware kann signifikante Kosteneinsparungen mit sich bringen.

Zugänglichkeit & Mobilität

Die Zugänglichkeit von Dokumenten wird durch den Einsatz moderne Technologien deutlich verbessert.

Compliance & Sicherheit

Die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen wird durch die Software erleichtert.

Effizienz & Produktivität

Eine Software für Dokumentenverwaltung optimiert die Art und Weise, wie Dokumente erstellt, gespeichert und abgerufen werden.

Funktionen, die eine effiziente Dokumentenverwaltungssoftware bietet

Intuitive Benutzeroberfläche & Navigation

Eine intuitive Benutzeroberfläche ist essenziell, um eine schnelle Einarbeitung und hohe Akzeptanz zu gewährleisten. Die Dokumentenverwaltungssoftware ist einfach zu bedienen, mit klaren Navigationsstrukturen und übersichtlichen Menüs, um den täglichen Umgang mit Ihren Dokumenten effizient zu gestalten.

Zentrale Ablage

Eine zentrale Ablage ermöglicht die effiziente Verwaltung von Dokumenten und Informationen für das gesamte Unternehmen. Sie sorgt dafür, dass Dokumente leicht zugänglich sind und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen oder Teammitgliedern gefördert wird.

Such- und Filterfunktionen

Eine Suchfunktion ist unverzichtbar, um in großen Dokumentenbeständen schnell und effizient relevante Informationen zu finden. Die Software verfügt über fortschrittliche Suchfunktionen wie Volltextsuche, Suche nach Metadaten, Filtermöglichkeiten sowie die Verwaltung von Suchergebnissen bieten.

Dokumentenerfassung und -digitalisierung

Für Unternehmen, die noch eine Vielzahl von Papierdokumenten verwalten müssen, ist die Fähigkeit zur Dokumentenerfassung und -digitalisierung wichtig. Die Software bietet Ihnen leistungsfähige Scan-Funktionen, inklusive Texterkennung (OCR), um gescannte Dokumente durchsuchbar zu machen.

Dokumentenversionierung

Die Möglichkeit, verschiedene Versionen eines Dokuments zu verwalten und jederzeit auf frühere Versionen zurückzugreifen, ist für viele Unternehmen essenziell. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und stellt sicher, dass Änderungen nachvollziehbar bleiben.

Ortsunabhängige Nutzung

In einer zunehmend mobilen Arbeitswelt ist es wichtig, dass die Dokumentenverwaltungssoftware auch auf mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets einwandfrei funktioniert. Dies ermöglicht Mitarbeitern, von unterwegs auf wichtige Dokumente zuzugreifen und an Prozessen teilzunehmen.

Kollaborationsmöglichkeiten

Für Unternehmen, die auf Teamarbeit setzen, sind Kollaborationsfunktionen von großer Bedeutung. Diese beinhalten die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, Kommentarfunktionen, Aufgabenverwaltung und die Möglichkeit, Dokumente direkt innerhalb der Software zu teilen.

Verschlüsselung und Audit-Logs

Mit der richtigen Software stellen Sie sicher, dass Dokumente sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung geschützt sind. Eine durchgängige Protokollierung aller Aktivitäten und Änderungen an Dokumenten stellt sicher, dass Transparenz und Nachvollziehbarkeit gewährleistet werden.

Berechtigungsmanagement

Die Dokumentenverwaltungssoftware verfügt über abgestufte Zugriffskontrollen, die festlegen, welche Mitarbeiter bestimmte Dokumente sehen, bearbeiten oder löschen dürfen.

Automatisierte Workflows

Ein wesentlicher Faktor für die Effizienzsteigerung ist die Fähigkeit der Software, Workflows zu automatisieren. Diese sind für eine Vielzahl von Anwendungsbereichen individuell konfigurierbar.

Automatisieren Sie Ihre Prozesse mit digitalen Workflows

Eine effiziente Dokumentenverwaltungssoftware unterstützt Sie dabei, die Prozesse in Ihrem Unternehmen durch eine umfangreiche Automatisierung zu optimieren. Ihr DMS hat dabei viele verschiedene Anwendungsbereiche, in denen Sie automatisierte Workflows in Ihrem Unternehmen einsetzen können. Zu diesen zählen beispielsweise:

Vertragsmanagement und -genehmigung

Beim Vertragsmanagement automatisiert die Dokumentenverwaltungssoftware den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags. Dies beginnt mit der Erstellung und Versionierung von Vertragsentwürfen, gefolgt von einem automatisierten Genehmigungsprozess, bei dem der Vertrag zur Überprüfung an die relevanten Abteilungen weitergeleitet wird.

Sobald alle notwendigen Freigaben erteilt sind, wird der Vertrag elektronisch signiert und finalisiert. Der Workflow umfasst auch automatische Benachrichtigungen für Vertragsverlängerungen oder Kündigungsfristen sowie die revisionssichere Archivierung.

Management von Personalakten

Die Dokumentenverwaltungssoftware unterstützt das HR-Management bei der Verwaltung von Personalakten. Sobald ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, werden alle relevanten Dokumente, wie Arbeitsverträge, Zertifikate und persönliche Unterlagen, digital erfasst und in einer digitalen Personalakte abgelegt.

Die Software sorgt dafür, dass alle Dokumente entsprechend den Datenschutzrichtlinien gespeichert und gesichert werden. Zudem automatisiert der Workflow die regelmäßige Aktualisierung der Akten, beispielsweise durch Erinnerungen an bevorstehende Zertifikatsaktualisierungen oder jährliche Leistungsbeurteilungen.

Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Die Dokumentenverwaltungssoftware klassifiziert die Rechnungen automatisch, leitet sie zur Genehmigung an die zuständigen Mitarbeiter weiter und sorgt für die ordnungsgemäße Verbuchung im ERP-System.

Schließlich werden die Rechnungen revisionssicher archiviert, und das System sendet bei Fälligkeit automatische Zahlungserinnerungen.

Compliance und Audit-Management

Ein automatisierter Workflow hilft Ihnen bei der Einhaltung von Compliance und Audit-Management. Der Workflow überwacht Aufbewahrungsfristen, erstellt automatisch Audit-Trails für alle Änderungen an Dokumenten und generiert entsprechende Berichte.

Bei Ablauf von Aufbewahrungsfristen werden Dokumente entweder automatisch gelöscht oder archiviert.

Testen Sie d.velop documents: Ihre kostenlose 30-Tage-Testversion

Erleben Sie die Zukunft der digitalen Dokumentenablage völlig kostenlos und unverbindlich für 30 Tage mit der Testversion für d.velop documents! Die umfassende Testversion bietet Ihnen eine einzigartige Gelegenheit, die Leistungsfähigkeit und Effizienz einer fortschrittlichen Dokumentenmanagement-Software in Ihrem eigenen Arbeitsumfeld zu entdecken.

Möchten Sie Ihre Dokumentenverwaltungssoftware individualisieren?

Wählen Sie aus verschiedenen Erweiterungen mit denen Sie die Effizienz
der Nutzung von d.velop documents in Ihrem Unternehmen steigern können.

Wir beraten Sie gerne zum Thema Dokumentenverwaltungssoftware

Experte für Dokumentenverwaltungssoftware amexus

Nico Frohwein