Nützliche Webparts in SharePoint Online

Webparts in SharePoint Online

Meistern Sie Ihre interne Kommunikation mit diesen 5 einfachen Webparts

Webparts in SharePoint Online sind Bausteine von SharePoint-Websites und beinhalten verschiedene Funktionen, die die Zusammenarbeit in Unternehmen erheblich verbessern können. Sie ermöglichen eine effiziente, effektive und vernetzte Unternehmenskommunikation.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen fünf wesentliche Webparts für die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen: Nachrichten, Dokumentenbibliothek, Veranstaltungskalender, Quicklinks und Personen. Sie sind nicht nur leistungsstark, sondern auch benutzerfreundlich gestaltet, sodass sie ohne umfangreiche IT-Kenntnisse verwaltet werden können. Jedes dieser Tools hat das Potenzial, die Art und Weise, wie in Ihrem Unternehmen kommuniziert wird, grundlegend zu verändern.

Fünf nützliche Webparts in SharePoint Online

Nachrichten/ News

ermöglicht eine zielgerichtete Verbreitung von Nachrichten und Ankündigungen.

Dokumentenbibliothek

bietet eine zentrale Plattform für die Speicherung und das Teilen von Dokumenten.

Veranstaltungskalender

vereinfacht die Organisation und die Ankündigung verschiedener Veranstaltungen.

Quicklinks

gewährleisten schnellen Zugriff auf alle wichtigen Ressourcen und Informationen.

Personen

fördert die interne Vernetzung und das Kennenlernen innerhalb des Unternehmens.

Webpart #1: Nachrichten/ News

Das Nachrichten Webpart in SharePoint Online ist ein unverzichtbares Werkzeug für interne Kommunikationsmanager und Marketingteams. Es dient als zentrale Plattform zur Verbreitung wichtiger InformationenAnkündigungen und Unternehmens-Updates. Dieses Webpart ist entscheidend, um Mitarbeiter informiert zu halten und eine Kultur der Offenheit und des Informationsaustauschs zu etablieren.

Funktionalität und Nutzen

Das Nachrichten Webpart unterstützt die Publikation von Nachrichten in einem ansprechenden Format. Es ist kompatibel mit verschiedenen Inhaltstypen, einschließlich Texten, Bildern, Videos und Links. Die Vielseitigkeit des Webparts ermöglicht es, es an spezifische Bedürfnisse und Vorlieben anzupassen, wodurch es sich hervorragend zur Hervorhebung wichtiger Ankündigungen eignet.

Ein besonderes Merkmal des Nachrichten-Webparts ist seine Fähigkeit, Inhalte von verschiedenen Seiten innerhalb eines SharePoint-Hubs zu aggregieren. Dies bedeutet, dass Sie Nachrichten von verschiedenen Abteilungsseiten oder Projektplattformen in einem zentralen Feed zusammenführen können. Diese zentralisierte Darstellung von Nachrichten aus verschiedenen Quellen erleichtert es den Mitarbeitern, einen umfassenden Überblick über relevante Unternehmensinformationen zu erhalten.

Die Bedienung

Die Bedienung des Nachrichten Webparts ist benutzerfreundlich gestaltet, sodass Artikel direkt im Nachrichten-Webpart erstellt und gestaltet werden kann. Durch die Möglichkeit, Vorlagen zu nutzen, ist mitunter der Einsatz des eigenen Corporate Designs möglich. Die Vorlagen helfen außerdem enorm bei der vereinfachten Erstellung von Nachrichten durch den Endanwender.

In einem Projekt mit einem Technologieunternehmen implementierten wir das Nachrichten-Webpart, um eine zentrale Informationsquelle für alle Mitarbeiter zu schaffen. Statt sich durch E-Mails zu wühlen, konnten die Mitarbeiter nun wichtige Ankündigungen und Updates direkt auf ihrer SharePoint-Startseite sehen. Ein eindrucksvolles Beispiel war die Veröffentlichung eines neuen Produkts, was durch das Nachrichten-Webpart unternehmensweit effektiv kommuniziert wurde. Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen konnten so zeitgleich auf die Informationen zugreifen und ihre Arbeit darauf abstimmen.

Webpart #2: Dokumentenbibliothek

Die Dokumentenbibliothek in SharePoint Online ist ein unverzichtbares Werkzeug für die Organisation und Verteilung von Dokumenten und Ressourcen innerhalb eines Unternehmens. Durch diese zentrale Plattform können wichtige Materialien zugänglich gemacht und verwaltet werden.

Funktionalität und Nutzen

Die Hauptfunktion der Dokumentenbibliothek besteht darin, eine strukturierte und sichere Umgebung für die Speicherung von Dokumenten zu bieten. Sie können zum Beispiel Marketingmaterialien, Präsentationen, Richtlinien bis hin zu Trainingsressourcen ablegen. Dies erleichtert den Mitarbeitern den Zugang zu notwendigen Informationen und Dokumenten, unabhängig von ihrem Standort oder Gerät.

Bis zu 20 Nutzer können gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, wobei Änderungen in Echtzeit sichtbar sind. Die Versionierungs-Funktion gewährleistet, dass frühere Versionen von Dokumenten für Referenzzwecke gespeichert und bei Bedarf wiederhergestellt werden können. Dies ist besonders wertvoll in dynamischen Arbeitsumgebungen, wo Dokumente häufig aktualisiert werden müssen und die Nachverfolgung von Änderungen essenziell ist.

Die Bedienung

Die Benutzerfreundlichkeit der Dokumentenbibliothek ist ein wesentlicher Vorteil. Sie können neue Dokumente hochladen, vorhandene Dateien bearbeiten und die Organisation Ihrer Dokumente mit nur wenigen Klicks anpassen. Die Möglichkeit, Berechtigungen zu setzen und den Zugriff auf Dokumente zu steuern, ermöglicht eine sichere Handhabung sensibler Informationen.

Die Dokumentenbibliothek lässt sich nahtlos in den täglichen Arbeitsablauf integrieren. Durch die Einbindung in SharePoint Online sind die Dokumente direkt mit anderen wichtigen Tools und Webparts verknüpft. Beispielsweise können Sie relevante Dokumente in Ihrem Nachrichten-Webpart verlinken oder sie in Meetings über den Veranstaltungskalender bereitstellen.

In einem Beratungsprojekt für eine Marketingagentur war die Einführung der Dokumentenbibliothek ein Game-Changer. Die Agentur hatte zuvor mit verstreuten Dokumenten und unklaren Versionsverläufen zu kämpfen. Mit der SharePoint-Dokumentenbibliothek konnten sie alle Marketingmaterialien zentralisieren. Die Versionierungs-Funktion war besonders hilfreich, da sie es den Teammitgliedern ermöglichte, an Dokumenten zu arbeiten, ohne sich um das Überschreiben wichtiger Informationen Sorgen zu machen.

Webpart #3: Veranstaltungskalender

Der Veranstaltungskalender ist ein weiteres essenzielles Webpart in SharePoint Online, der speziell für interne Kommunikationsmanager und Marketingteams von großem Nutzen ist. Er dient als zentraler Anlaufpunkt für die PlanungAnkündigung und Verwaltung von Unternehmensveranstaltungen.

Funktionalität und Nutzen

Der Veranstaltungskalender ermöglicht eine einfache Übersicht und Verwaltung von Unternehmensveranstaltungen wie Meetings, Workshops, Schulungen und sozialen Events. Er stellt sicher, dass alle relevanten Informationen an einem Ort gebündelt sind. Dies erleichtert die Planung und Koordination erheblich, da alle Termine und Details für die Mitarbeiter sichtbar und zugänglich sind.

Der Veranstaltungskalender lässt sich nahtlos mit anderen Webparts verbinden. Beispielsweise können Sie Veranstaltungsdetails direkt im Nachrichten-Webpart teilen oder relevante Dokumente aus der Dokumentenbibliothek verlinken.

Durch die Integration des Veranstaltungskalenders in das Intranet können Sie die Sichtbarkeit von Events erhöhen und so die Beteiligung der Mitarbeiter fördern. Veranstaltungen können mit wenigen Klicks angekündigt und aktualisiert werden. Mitarbeiter haben die Möglichkeit, sich über bevorstehende Veranstaltungen zu informieren und sich bei Bedarf anzumelden oder Feedback zu geben.

Die Bedienung

Nutzer können neue Events hinzufügen, bestehende bearbeiten oder löschen und dabei alle relevanten Informationen wie Datum, Uhrzeit, Ort und Beschreibung angeben. Die intuitive Benutzeroberfläche macht es möglich, schnell auf Änderungen zu reagieren und die Informationen aktuell zu halten.

Bei einem Kunden im Bildungssektor spielte der Veranstaltungskalender eine zentrale Rolle bei der Organisation von Workshops und Schulungssessions. Durch die einfache Verwaltung und die hohe Sichtbarkeit der Veranstaltungen im Kalender-Webpart konnte der Kunde die Teilnahme und das Engagement der Mitarbeiter signifikant erhöhen.

Webpart #4: Quicklinks

Quicklinks in SharePoint Online sind ein effektives Werkzeug, um für den Nutzer den Zugriff auf wichtige Ressourcen und Seiten zu erleichtern. Dieses Webpart dient als zentrale Anlaufstelle für schnellen Zugriff auf häufig genutzte Inhalte und Ressourcen innerhalb des Unternehmens.

Funktionalität und Nutzen

Mit Quicklinks können Sie eine Sammlung von Links zu den am häufigsten benötigten Seiten, Dokumenten oder externen Ressourcen erstellen. Dies fördert die Effizienz, da Mitarbeiter weniger Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen und stattdessen direkten Zugang zu den benötigten Ressourcen haben.

Quicklinks können effektiv in den täglichen Arbeitsablauf integriert werden. Sie sind nicht nur auf der Startseite des Intranets sichtbar, sondern können auch auf spezifischen Team- oder Projektseiten platziert werden. Diese Omnipräsenz sorgt dafür, dass wichtige Ressourcen stets nur einen Klick entfernt sind, was die Produktivität und den Informationsfluss innerhalb des Unternehmens wesentlich steigert.

Eines der Hauptmerkmale der Quicklinks ist ihre Anpassungsfähigkeit. Sie können das Layout und Design der Quicklinks an das Branding Ihres Unternehmens anpassen und so eine konsistente und ansprechende Benutzererfahrung schaffen. Darüber hinaus ermöglicht SharePoint das Personalisieren von Quicklinks für verschiedene Teams oder Abteilungen, wodurch die Relevanz und Effektivität weiter erhöht wird.

Die Bedienung

Die Erstellung und Pflege von Quicklinks ist unkompliziert. Sie können ohne umfangreiche IT-Kenntnisse Links hinzufügen, bearbeiten und organisieren. Die intuitive Benutzeroberfläche von SharePoint erleichtert die Verwaltung, sodass Sie schnell auf Änderungen im Unternehmen reagieren und die Quicklinks entsprechend aktualisieren können.

Ein besonders eindrucksvolles Beispiel für die Effizienz von Quicklinks zeigte sich in einem Logistikunternehmen. Durch die Einrichtung von Quicklinks zu den meistgenutzten internen und externen Ressourcen konnten die Mitarbeiter bei der Bewältigung Ihrer komplexen Aufgaben erheblich Zeit sparen, die sie sonst mit der Suche nach Informationen verbracht hätten.

Webpart #5: Personen

Das Personen-Webpart in SharePoint Online ist bereichernd für die interne Kommunikation und Netzwerkbildung innerhalb eines Unternehmens. Es ermöglicht es, Mitarbeiterprofile hervorzuheben und die Vernetzung innerhalb des Unternehmens zu fördern.

Funktionalität und Nutzen

Das Personen-Webpart kann dazu verwendet werden, MitarbeiterprofileTeamzusammensetzungen oder Kontaktpersonen für bestimmte Projekte oder Abteilungen anzuzeigen. Dies fördert das Kennenlernen und die Vernetzung zwischen den Mitarbeitern, was besonders in großen Unternehmen oder bei verteilten Teams von großer Bedeutung ist.

Das Personen-Webpart lässt sich nahtlos in das SharePoint-Intranet integrieren. Durch die Platzierung auf der Startseite oder in spezifischen Bereichsseiten wird die Sichtbarkeit der Mitarbeiterprofile erhöht. Diese Integration trägt dazu bei, dass die Mitarbeiter sich als Teil eines größeren Ganzen wahrnehmen und fördert die Unternehmenskultur und das Gemeinschaftsgefühl.

Ein weiterer Vorteil des Personen-Webparts ist die Möglichkeit, personalisierte Inhalte anzuzeigen. Sie können beispielsweise Profile von neuen Mitarbeitern, Teamleitern oder Experten für bestimmte Fachbereiche hervorheben. Dies trägt nicht nur zur Anerkennung der Mitarbeiter bei, sondern erleichtert auch das Finden von Ansprechpartnern und Experten im Unternehmen.

Die Bedienung

Die Einrichtung und Anpassung der angezeigten Profile und Informationen ist intuitiv und kann schnell vorgenommen werden. Dies ermöglicht eine dynamische Anpassung an Veränderungen im Unternehmen, wie beispielsweise Personalwechsel oder die Neustrukturierung von Teams.

Ein Projekt in einem großen internationalen Konzern verdeutlichte den Wert des Personen-Webparts. Es ermöglichte den Mitarbeitern, schnell und einfach Kollegen in anderen Ländern zu identifizieren und zu kontaktieren, was die internationale Zusammenarbeit und das Networking innerhalb des Unternehmens förderte.

Einführen eines Intranets mit SharePoint | Webinar

Sie haben sich für ein Intranet als zentrale Informationsplattform entschieden und möchten jetzt die ersten Schritte angehen? Microsoft 365 bietet Ihnen mit der Anwendung SharePoint Online eine optimale technische Grundlage für Ihr Intranet. Hier finden Sie die nötigen Vorbereitungsschritte und erfahren mehr über die wesentlichen Themen, die Sie optimalerweise bereits vor der Einführung Ihres Intranets auf Basis von SharePoint Online vorbereiten können.

Möchten Sie eine individuelle Beratung? Sprechen Sie uns gerne an!

Experte für SharePoint Online amexus

Ferdi Lethen-Oellers