Anwender-Leitfaden für die unterschiedlichen Seitenarten in SharePoint Online
News, Seiten und Unterwebseiten in SharePoint Online
SharePoint Online ermöglicht es Unternehmen, Inhalte und Informationen zu erstellen, zu teilen und zu verwalten. Für diesen Zweck existieren verschiedene Seitentypen innerhalb von SharePoint Online, die für unterschiedliche Ziele eingesetzt werden können. In diesem Blogbeitrag werden die drei häufigsten Seitentypen vorgestellt: News, Seiten und Unterwebseiten. Diese Typen unterscheiden sich in Funktion, Layout, Navigation und Berechtigungen. Mit Kenntnis dieser Unterschiede finden Sie für jeden Bedarf die passende Seitenart.
News in SharePoint Online
News enthalten aktuelle Informationen, Ankündigungen oder fachspezifische Themen, die für die Zielgruppe der Plattform relevant sind, auf der sie veröffentlicht werden. Solche News entstehen beispielsweise auf Abteilungsseiten, Themenseiten oder eigens für News erstellten Organisationsseiten. Diese Seiten zeichnen sich durch ein modernes und ansprechendes Design aus, das verschiedene Medien wie Bilder, Videos oder Dokumente einbinden kann. Zudem lassen sich News mit anderen Diensten wie Viva Engage, Microsoft Teams oder Outlook integrieren, um die Kommunikation im Unternehmen zu fördern.
News-Seiten eignen sich hervorragend, um schnell und unkompliziert Informationen mit einer breiten oder spezifischen Zielgruppe zu teilen:
- Veröffentlichung von Unternehmensnachrichten, wie neue Produkte, Projekte oder Veranstaltungen
- Ankündigung wichtiger Änderungen, wie neue Richtlinien, Prozesse oder Systeme
- Erzählung von Erfolgsgeschichten, wie Kundenfeedback, Auszeichnungen oder Best Practices
Einfach zu bearbeiten ohne Programmierkenntnisse
Mobilfreundlich
und responsiv
Interaktiv mit Kommentaren,
Likes oder Emojis
Seiten in SharePoint Online
Seiten sind Inhalte, die sowohl statische als auch dynamische Informationen darstellen, die für eine Informationsplattform wie ein Intranet oder Extranet erforderlich sind. Sie können auf einer SharePoint Online Teamwebsite, einer Kommunikationswebsite sowie in der SharePoint-Mobile App angezeigt werden, um Nutzer über Themen, Funktionen oder Ressourcen zu informieren. Seiten bieten ein flexibles und anpassbares Design, das verschiedene Webparts wie Text, Bilder, Grafiken oder Formulare integrieren kann. Zudem lassen sich andere Dienste wie Power BI, Power Apps oder Stream einbinden, um die Funktionalität und den Informationsgehalt der Seiten zu erweitern.
Seiten eignen sich ideal, um dauerhafte oder aktualisierte Inhalte mit einer Website oder einer App zu verbinden:
- Erstellung von Informationsseiten wie „Über uns“, „Kontakt“ oder „FAQ“
- Bereitstellung von Funktionen wie Suchen, Filtern oder Sortieren
- Anzeige von Ressourcen wie Dokumenten, Videos oder Formularen
Vielseitig für verschiedene
Zwecke und Inhalte
Dynamisch für Daten aus verschiedenen Quellen
Mit anderen Anwendungen und Diensten integrierbar
Unterwebseiten in SharePoint Online
Unterwebseiten sind vollständige Webseiten, die unter einer übergeordneten Website erstellt werden, um eine hierarchische Struktur zu schaffen. Diese Unterwebseiten können eine eigene Navigation, ein eigenes Design, eigene Berechtigungen und Funktionen haben, die sich von der übergeordneten Website unterscheiden. Je nach gewählter Vorlage können Unterwebseiten ein klassisches oder modernes Design aufweisen und enthalten eigene Seiten, Listen, Bibliotheken und Webparts, die spezifisch für die jeweilige Unterwebseite sind.
Unterwebseiten sind geeignet, um eine komplexe oder tiefgehende Struktur für Inhalte zu schaffen:
- Organisation von Inhalten nach Abteilungen, Projekten oder Standorten
- Erstellung spezifischer Websites für Teams, Arbeitsgruppen oder Communities
- Verwaltung unterschiedlicher Berechtigungen oder Zugriffsrechte für verschiedene Nutzergruppen
- Nutzung verschiedener Vorlagen oder Funktionen für unterschiedliche Anforderungen
Strukturiert mit logischer Anordnung der Inhalte
Können thematisch unabhängig erstellt werden
Mit eigenen Berechtigungen und Zugriffsrechten
Erweiterbar durch weitere Unterwebseiten
Einführung eines Intranets | Webinar
Microsoft 365 bietet Ihnen mit der Anwendung SharePoint Online eine optimale technische Grundlage für Ihr Intranet. Erfahren Sie mehr über die wesentlichen Themen, die Sie optimalerweise bereits vor der Einführung Ihres Intranets auf Basis von SharePoint Online vorbereiten können.
Vermeiden Sie die Verwechslung von Seiten und Websites in SharePoint Online
Nicht selten kommt es in der Kommunikation zur Verwechslung von Seiten und Websites, da beide Begriffe im deutschsprachigen Raum oft synonym verwendet werden. Dies kann zu Missverständnissen oder Fehlern im Unternehmen führen, wenn es darum geht, die richtige Seite oder Website in SharePoint Online auszuwählen oder zu erstellen.
Der kleine, aber feine Unterschied liegt darin, dass eine Website angelegt werden muss, wenn ganze Strukturen benötigt werden. Wenn es sich nur um eine einzelne Information handelt, sprechen wir von einer Seite. Dabei muss unterschieden werden, ob es sich um eine News-Seite oder eine normale Inhaltsseite handelt.
Um die richtige Seite oder Website zu wählen oder zu erstellen, sollten folgende Fragen bedacht werden:
- Welchen Zweck oder welche Zielgruppe habe ich?
- Welche Inhalte oder Funktionen möchte ich teilen oder nutzen?
- Welches Design oder Layout möchte ich verwenden oder anpassen?
- Welche Berechtigungen oder Zugriffe möchte ich verwalten oder gewähren?
- Welche Dienste oder Anwendungen möchte ich integrieren oder verbinden?
Anhand dieser Fragen lässt sich entscheiden, ob eine News-Seite, eine Inhaltsseite, eine Unterwebsite, eine Kommunikationswebsite oder eine Teamwebsite erforderlich ist, um die jeweiligen Anforderungen zu erfüllen.
So treffen Sie die richtige Wahl
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Unterscheidung von verschiedenen Seitenarten oft von kleinen Details abhängt. Manchmal ist es lediglich die Schreibweise, die sicherstellt, dass wir von der richtigen Art sprechen und darüber hinaus eine einheitliche Begrifflichkeit in der Organisation beibehalten. So hängt die Entscheidung, ob eine News-Seite oder eine Inhaltsseite erstellt werden soll, beispielsweise davon ab, wo die Seite angezeigt werden soll. Eine News-Seite kann prominent im Nachrichten-Webpart auf einer Startseite erscheinen, während dies bei einer Inhaltsseite nicht der Fall ist.
Die Frage, wann welche Art von Seite angelegt werden sollte, lässt sich generell wie folgt beantworten:
- News: Schnelllebige Informationen, die aktuell sind, aber möglicherweise schon morgen hinfällig werden.
- Inhaltsseite: Langlebige Informationen wie Regeln oder Richtlinien, die beständig bleiben und regelmäßig aktualisiert werden.
Unterwebseiten sollten hingegen vermieden und in SharePoint Online auf die Struktur von Websites und Hubsites umgestellt werden.
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