SharePoint Online und PNP Powershell zur effizienten Klassifizierung von Dokumenten einsetzen
Inhaltsverzeichnis
- Ein Leitfaden für die Einrichtung von Spaltenwerten in Ordnern einer Dokumentenbibliothek
- So richten Sie Spaltenwerte in Ordnern einer Dokumentenbibliothek ein
- Automatisieren Sie die Spaltenwerte in den Ordnern Ihrer Dokumentenbibliothek von SharePoint Online mit PNP Powershell
- Welche Vorteile haben Sie durch die Verwendung von Spaltenwerten in Ordnern einer Dokumentenbibliothek?
- Wie können Sie die Spaltenwerte in Ordnern einer Dokumentenbibliothek noch verbessern?
- Fazit
Ein Leitfaden für die Einrichtung von Spaltenwerten in Ordnern einer Dokumentenbibliothek
Die Einrichtung von Spaltenwerten in Ordner Ihrer Dokumentenbibliothek ermöglicht Ihnen, Dokumente in SharePoint Online zu klassifizieren. Durch die Kombination von SharePoint Online und PNP Powershell automatisieren Sie diese Prozesse und profitieren dank der effizienten Klassifizierung Ihrer Dokumente von gesteigerter Produktivität und weniger Fehlern durch manuelle Bearbeitung.
Was bringen Spaltenwerte in der SharePoint Online Dokumentenbibliothek?
Spaltenwerte sind eine Funktion von SharePoint Online, die es ermöglicht, Dokumente in einer Bibliothek nach bestimmten Kriterien zu sortieren, zu filtern und zu suchen. Spaltenwerte können als Metadaten verstanden werden, die an Dokumenten angehangen werden können, um die Dokumente zu beschreiben und zu kategorisieren. Zum Beispiel kann eine Spalte mit dem Namen „Abteilung“ erstellen werden, um den Dokumenten Werte wie „Marketing“, „Finanzen“ oder „Personal“ zuzuordnen.
Durch die Eigenschaft-Erweiterung können Dokumente schnell wiedergefunden werden, die zu einer Abteilung gehören. Dabei kann aufgrund der Spalte eine sogenannte Gruppierung aktiviert werden. Spaltenwerte dienen somit nicht nur als Suchverfeinerung, sondern darüber hinaus als grafisches Anzeigemedium. Die Spaltenwerte sind besonders nützlich, wenn eine große Anzahl von Dokumenten in einer Bibliothek liegt und diese übersichtlich und strukturiert sein sollen.
Beispiele für den Zweck von Spaltenwerten:
- Die Zugriffsrechte auf Dokumente werden gesteuert, indem Spaltenwerte als Bedingungen für Berechtigungsstufen verwendet werden.
- Die Ablaufdaten von Dokumenten werden festlegt, indem Spaltenwerte als Trigger für Power Automate dienen.
- Die Compliance-Anforderungen werden erfüllt, indem Spaltenwerte als Nachweise für Audits verwendet werden.
- Die Zusammenarbeit wird gefördert, indem Spaltenwerte als Hinweise für die Zuständigkeiten und den Status von Dokumenten eingesetzt werden
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So richten Sie Spaltenwerte in Ordnern einer Dokumentenbibliothek ein
Um Spaltenwerte in einer Dokumentenbibliothek zu verwenden, muss zunächst entsprechend der Anforderung eine Spalte erstellt werden. Dabei können verschiedene Arten von Spalten erstellt werden, wie zum Beispiel Text, Zahl, Datum, Ja/Nein, Auswahlliste oder Personen. Die Erstellung von Spalten erfolgt entweder auf der Ebene der Bibliothek oder auf der Ebene der Website, je nachdem, ob die Spalten nur in eine bestimmte Bibliothek eingesetzt sind oder in mehreren Bibliotheken verwenden werden sollen.
Nachdem die Spalte erstellt ist, kann der Spaltenwerte für das Dokument festgelegt werden. Das kann manuell passieren, indem Sie die Dokument-Eigenschaften bearbeiten oder automatisch, indem die Spaltenwerte in Ordnern einer Dokumentenbibliothek eingerichtet werden. Die Idee ist, dass für jeden Ordner in einer Bibliothek ein Standardwert für eine oder mehrere Spalten festgelegt wird.
Durch die Festlegung von Standardwerten erfolgt eine automatische Eintragung der Eigenschaft je Dokument, welches sich in dem Ordner befindet. Dabei werden das Hochladen und das Verschieben mit betrachtet. Der Vorgang spart Zeit und vermeidet Fehler, die bei der manuellen Eingabe von Spaltenwerten auftreten können.
Schritte zur Einrichtung der Spaltenwerte in Ordnern einer Dokumentenbibliothek:
Nun werden die Spaltenwerte automatisch auf alle Dokumente angewendet, die Sie in die entsprechenden Ordner hochladen oder verschieben. Sie können die Spaltenwerte jederzeit ändern oder überschreiben, indem Sie die Dokument-Eigenschaften bearbeiten.
Automatisieren Sie die Spaltenwerte in den Ordnern Ihrer Dokumentenbibliothek von SharePoint Online mit PNP Powershell
Wenn Sie viele Ordner und Spalten in Ihrer Dokumentenbibliothek haben, kann es mühsam sein, die Spaltenwerte manuell für jeden Ordner festzulegen. In diesem Fall können Sie die PNP Powershell verwenden, um die Spaltenwerte in Ordnern einer Dokumentenbibliothek zu automatisieren. Die PNP Powershell ist ein Modul, das Ihnen erlaubt, SharePoint Online mit Skripten zu verwalten. Sie können die PNP Powershell installieren und verwenden, um verschiedene Aufgaben auszuführen, wie zum Beispiel Websites, Bibliotheken, Ordner, Spalten, Dokumente und Spaltenwerte zu erstellen, zu ändern oder zu löschen.
Um die Spaltenwerte in Ordnern einer Dokumentenbibliothek mit der PNP Powershell zu automatisieren, müssen Sie folgende Schritte ausführen:
- Installieren Sie die PNP Powershell auf Ihrem Computer, indem Sie die Anweisungen auf dieser Seite befolgen.
- Öffnen Sie die PowerShell-Konsole und verbinden Sie sich mit Ihrer SharePoint Online-Website, indem Sie den Befehl Connect-PnPOnline verwenden. Zum Beispiel: Connect-PnPOnline -Url https://contoso.sharepoint.com -Credentials (Get-Credential)
- Erstellen Sie ein Skript, das die Spaltenwerte für die Ordner in Ihrer Dokumentenbibliothek festlegt, indem Sie den Befehl Set-PnPDefaultColumnValues verwenden. Zum Beispiel: Set-PnPDefaultColumnValues -List „Dokumente“ -Folder „Projekt A“ -Field „Abteilung“ -Value „Marketing“
- Wiederholen Sie diesen Befehl für alle Ordner und Spalten, für die Sie Spaltenwerte festlegen wollen.
- Führen Sie das Skript aus, indem Sie es in der PowerShell-Konsole eingeben oder eine Datei mit der Endung .ps1 speichern und ausführen.
Nun werden die Spaltenwerte automatisch auf alle Dokumente angewendet, die Sie in die entsprechenden Ordner hochladen oder verschieben. Sie können das Skript jederzeit ändern oder ausführen, um die Spaltenwerte anzupassen.
Welche Vorteile haben Sie durch die Verwendung von Spaltenwerten in Ordnern einer Dokumentenbibliothek?
Durch die Verwendung von Spaltenwerten in Ordnern einer Dokumentenbibliothek können Sie von vielen Vorteilen profitieren, wie zum Beispiel:
Wie können Sie die Spaltenwerte in Ordnern einer Dokumentenbibliothek noch verbessern?
Die Spaltenwerte in Ordnern einer Dokumentenbibliothek sind eine leistungsstarke Funktion von SharePoint Online, die Ihnen viele Möglichkeiten bietet, Ihre Dokumente zu optimieren.
Herausforderungen
Allerdings gibt es auch einige Einschränkungen und Herausforderungen, die Sie beachten sollten, wie zum Beispiel:
- Sie können nur einen Standardwert pro Spalte und Ordner festlegen, was bedeutet, dass Sie keine komplexeren Regeln oder Bedingungen für die Spaltenwerte definieren können.
- Sie können die Spaltenwerte in Ordnern einer Dokumentenbibliothek mit anderen Funktionen von SharePoint Online nicht kombinieren, wie zum Beispiel Ansichten, Inhaltstypen oder Metadatennavigation.
- Sie müssen die Ordnerstruktur in Ihrer Dokumentenbibliothek sorgfältig planen und pflegen, um sicherzustellen, dass die Spaltenwerte korrekt und konsistent angewendet werden.
- Sie müssen die Benutzer in Ihrer Organisation schulen und informieren, wie sie die Spaltenwerte in Ordnern einer Dokumentenbibliothek verwenden und verstehen sollen.
Tipps und Best Practices
Setzen Sie Tipps und Best Practices ein, um den Einschränkungen zu begegnen, wie zum Beispiel:
- Verwenden Sie die PNP Powershell, um die Spaltenwerte in Ordnern einer Dokumentenbibliothek zu automatisieren und zu vereinfachen, anstatt sie manuell über die Benutzeroberfläche einzurichten.
- Verwenden Sie klare und eindeutige Namen für Ihre Ordner und Spalten, um Verwirrung und Fehler zu vermeiden.
- Verwenden Sie eine flache und einfache Ordnerstruktur in Ihrer Dokumentenbibliothek, um die Übersichtlichkeit und die Leistung zu verbessern.
- Verwenden Sie eine begrenzte Anzahl von Spalten in Ihrer Dokumentenbibliothek, um die Komplexität und die Redundanz zu reduzieren.
- Verwenden Sie eine einheitliche und konsistente Logik für die Zuweisung von Spaltenwerten zu Ihren Dokumenten, um die Qualität und die Genauigkeit zu erhöhen.
Fazit
Die Spaltenwerte in Ordnern einer Dokumentenbibliothek sind eine nützliche und praktische Funktion von SharePoint Online, die Ihnen helfen kann, Ihre Dokumente effizient zu klassifizieren, zu finden, zu organisieren, zu verwalten und anzupassen. Sie können die Spaltenwerte in Ordnern einer Dokumentenbibliothek manuell über die Benutzeroberfläche oder automatisch über die PNP Powershell einrichten. Sie können von vielen Vorteilen profitieren, wenn Sie die Spaltenwerte in Ordnern einer Dokumentenbibliothek verwenden, aber Sie sollten auch einige Einschränkungen und Herausforderungen beachten und einige Tipps und Best Practices befolgen, um die Spaltenwerte in Ordnern einer Dokumentenbibliothek noch zu verbessern.
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