Vertragsmanagement mit Microsoft SharePoint und Microsoft 365: amxVERTRAG
Keine Fristen mehr verpassen mit einer effektiven Verwaltung von Verträgen
Zahlreiche Verträge regeln die geschäftliche Basis für den Umgang mit Ihren Kunden und Lieferanten. Da heißt es einen genauen Überblick zu behalten. Welche Frist läuft wann ab? Welcher Vertrag muss wann geändert werden?
Mit dem elektronischen Vertragsmanagement auf Basis von Microsoft SharePoint und Microsoft 365 haben Sie jederzeit einen vollständigen und transparenten Überblick über den Status all Ihrer Verträge, sind über Ihre Vertragsverpflichtungen im Bilde und laufend über aktuelle Vorgänge informiert. Vor Ablauf einer Frist erhalten Sie die Verträge automatisch in Ihrer Wiedervorlage. Komprimierte Informationen zu jedem Vertragswerk sind in einem Vertragsstammdatenblatt zusammenfasst und geben Ihnen einen schnellen Überblick. Die effiziente Verwaltung Ihrer Verträge bildet die Grundlage für eine fundierte Zusammenarbeit mit Ihren Kunden und Lieferanten.
Manuelles Vertragsmanagement – aufwendig und fehleranfällig
Etwa vier Wochen dauert es im Durchschnitt bis ein Vertrag unterzeichnet ist. Wenn das aber dann auch noch quasi „per Hand“ geschieht, sind Fehler vorprogrammiert. Meistens betrifft eine Vertragsanpassung nicht nur einen Vertrag sondern mehrere. Eine fehlerfreie und rechtssichere Arbeit ist daher ein Muss.
Ineffiziente Arbeit hat auch Folgen auf den Unternehmenserfolg. Durchschnittlich mindert dies den Jahresumsatz um 9%, schätzen Experten. Dazu kommt die Mitarbeiterfrustration, die durch nicht zufriedenstellende Workflows entsteht. Ein weiterer Faktor sind Informationsdefizite, die dadurch entstehen, dass Wissen im Kopf des Mitarbeiters bleibt. Nur er kennt die genaue Historie und weiß, wie der aktuelle Stand ist. Was ist dann bei Krankheit oder Austritt aus dem Unternehmen?
Softwarebasiertes Vertragsmanagement – schnell und sicher
Mit einem softwarebasiertem Vertragsmanagement wie amxVERTRAG sparen Sie vorallem eines: Zeit! Ihre Mitarbeiter halten sich nicht unnötig lange mit der Recherche nach Verträgen oder auch mit der Erstellung neuer Verträge auf. Sie haben alles im Blick und können schnell handeln und das natürlich von überall. Denn im Homeoffice ist der Aktenschrank in der Regel weit weg. Das ermöglicht amxVertrag Ihnen durch die Verfügbarkeit in Microsoft SharePoint und Office365.
Natürlich sind Ihre Vertragsdokumente dabei stets sicher vor Dritten.
Mit amxVERTRAG immer alles auf einen Blick
Mit dem elektronischen Vertragsmanagement auf Basis des Microsoft Office SharePoint Servers bzw. Office 365 haben Sie jederzeit einen vollständigen und transparenten Überblick über den Status all Ihrer Verträge, sind über Ihre Vertragsverpflichtungen im Bilde und laufend über aktuelle Vorgänge informiert.
Vor Ablauf einer Frist erhalten Sie die Verträge automatisch in Ihrer Wiedervorlage. Komprimierte Informationen zu jedem Vertragswerk sind in einem Vertragsstammdatenblatt zusammenfasst und geben Ihnen einen schnellen Überblick. Die effiziente Verwaltung Ihrer Verträge bildet die Grundlage für eine fundierte Zusammenarbeit mit Ihren Kunden und Lieferanten.
Alle Fristen auf einen Blick
Wann muss ich eigentlich den Mietvertrag verlängern? Wann endet das Leasing vom Firmenwagen? Zahlreiche Verträge regeln die geschäftliche Basis für den Umgang mit Ihren Kunden und Lieferanten. Da heißt es einen genauen Überblick zu behalten. Welche Frist läuft wann ab? Welcher Vertrag muss wann geändert werden?
Verträge erstellen und bearbeiten
Neue Vertragswerke erstellen Sie in Microsoft Office. Entweder gestalten Sie einen völlig neuen Vertrag oder greifen auf Daten aus SharePoint zurück, die Sie entsprechend anpassen.
Ihre Verträge sind aus Microsoft 365 direkt mit SharePoint verzahnt
Dort werden sie revisionssicher abgelegt und sind so vor Verlust oder Manipulation geschützt. Eine fein gestufte Benutzerberechtigung sorgt für einen wirksamen Schutz vor unberechtigtem Zugriff. Mit einem Workflow gestützten Freigabeprozess sorgen Sie für schnelle Durchlaufzeiten und behalten einen transparenten Überblick in der Vertragsverwaltung.
Verträge recherchieren
Im Falle des Falles heißt es in der Vielzahl und Komplexität der Verträge den Richtigen schnell und einfach zu finden. Mit dem elektronischen Vertragsmanagement minimieren Sie den Aufwand für das Recherchieren von Verträgen und Vertragsdetails. Standortunabhängig haben Sie so jederzeit Ihre Verträge zu Hand. Die Einbindung Ihrer Verträge in virtuelle Akten ermöglicht Ihnen darüber hinaus einen direkten Überblick über sämtliche Informationen zu Ihren Kunden und Lieferanten.
Vertragscontrolling
Behalten Sie nicht nur Ihre Verträge im Blick, sondern auch Ihre Kosten. Durch die Reporting Funktionalitäten in amxVertrag sind die Anzahl von kumulierten Vertragskosten je Vertragsart und die auslaufenden Verträge im laufenden Kalenderjahr so transparent wie nie.
Features: Vertragsmanagement SharePoint
- Abdeckung des gesamten Vertragslebenszyklus
- Optimierte Unterstützung bei Erstellung, Bearbeitung, Ablage und Suche
- Offene Architektur mit Integrationsmöglichkeiten in Drittapplikationen
- Verbesserte Sicherheit, erhöhte Kontrolle, mehr Transparenz
- Ganzheitlicher Ansatz, der die Dimensionen Prozess, Technologie, externe Anforderungen und Wirtschaftlichkeit umfasst
- Unterstützung des Vertragserstellungsprozesses über Vorlagen und Textbausteine
- Volle Office-Integration
- Integrierte Fristenverwaltung und Wiedervorlagefunktion
- Prüfungs- und Freigabe-Workflows
- Protokollierung der Bearbeitungsstände und Versionsabgleiche
- Integriertes Reporting z.B. für Liquiditätsplanung
- Optional ist die Revisionssicherheit nach den derzeitigen gesetzlichen Anforderungen möglich
