Projektmanagement mit SharePoint

Effiziente Projekte erfolgreich steuern

SharePoint Online: Die zentrale Plattform für Ihr Projektmanagement

Ein erfolgreiches Projektmanagement erfordert heute neben guter Planung auch Transparenz, Zusammenarbeit in Echtzeit und strukturierte Informationen. Genau hier setzt das Projektmanagement mit SharePoint an. Mit Microsoft SharePoint steht Unternehmen eine leistungsstarke Plattform zur Verfügung, um Projekte zentral zu organisieren, Teams zu vernetzen und Prozesse effizient zu steuern.

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amexus Informationstechnik ist Ihr erfahrener IT-Partner für die Einführung von Microsoft 365. Mit über 110 Spezialisten setzen wir bereits seit 30 Jahren erfolgreich IT-Projekte bei unseren Kunden um.

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Was ist Projektmanagement mit SharePoint?

Projektmanagement mit SharePoint beschreibt den Einsatz von Microsoft SharePoint zur Planung, Steuerung und Dokumentation von Projekten. SharePoint fungiert dabei als zentrale Projektplattform, auf der:

  • Projektdokumente gespeichert und versioniert werden
  • Aufgaben und Meilensteine verwaltet sind
  • Projektinformationen für alle Beteiligten transparent verfügbar sind
  • die Zusammenarbeit im Team verbessert wird

Durch die Integration mit Microsoft 365 (z. B. Teams, Planner, Outlook und Power Automate) wird SharePoint zu einem umfassenden Werkzeug für modernes Projektmanagement.

Typische Einsatzszenarien für Projektmanagement mit SharePoint

Projektportale

Ein Projektportal in SharePoint bietet eine zentrale Startseite für alle Projektbeteiligten mit Informationen wie Projektzielen und Status, Aufgabenübersichten, Terminplänen, wichtigen Dokumenten und Ansprechpartnern.

Aufgaben- und Ressourcenmanagement

In Kombination mit Microsoft Planner oder To Do lassen sich Aufgaben klar zuweisen, priorisieren und überwachen.

Dokumentenmanagement

Ein Projektportal in SharePoint bietet eine zentrale Startseite für alle Projektbeteiligten mit Informationen wie Projektzielen und Status, Aufgabenübersichten, Terminplänen, wichtigen Dokumenten und Ansprechpartnern.

Reporting und Controlling

Mit Power BI können Projektkennzahlen visualisiert und Dashboards direkt in SharePoint eingebunden werden.

Vorteile eines Projektmanagements mit SharePoint

Zentrale Informationsplattform

Alle projektbezogenen Informationen befinden sich an einem zentralen Ort. Das reduziert Suchzeiten, verhindert Informationsverluste und sorgt für klare Strukturen.

Verbesserte Zusammenarbeit

Projektteams können gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, Kommentare hinterlassen und Änderungen in Echtzeit nachverfolgen.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Dank Versionierung, Berechtigungen und Aktivitätsverläufen ist jederzeit nachvollziehbar, wer was geändert hat und wie der aktuelle Projektstand ist.

Flexible Anpassung

SharePoint lässt sich individuell an Projektanforderungen anpassen. So können sowohl einfache Projektseiten als auch komplexen Projektportale mit Workflows eingerichtet werden.

Integration in bestehende Systeme

Durch die nahtlose Integration mit Microsoft Teams, Planner, Power BI und weiteren Tools wird SharePoint zum Herzstück des digitalen Projektmanagements.

So einfach geht Projektmanagement mit SharePoint

Best Practices für erfolgreiches Projektmanagement mit SharePoint

Klare Struktur definieren

Legen Sie frühzeitig fest, wie Projektseiten, Dokumentenbibliotheken und Listen aufgebaut sind. Einheitliche Strukturen erleichtern die Nutzung.

Rollen und Berechtigungen sinnvoll vergeben

Nicht jeder benötigt Zugriff auf alle Inhalte. Durch die Entwicklung einer klaren Berechtigungsstruktur bleibt das Projekt übersichtlich und sicher.

Standards und Vorlagen nutzen

Erstellen Sie Projektvorlagen für wiederkehrende Projekttypen. Das spart Zeit und sorgt für einheitliche Strukturen.

Schulung der Projektteams

Kurze Schulungen oder Leitfäden erhöhen die Akzeptanz und Effizienz des Systems.

Automatisierung einsetzen

Mit Power Automate lassen sich Genehmigungen, Benachrichtigungen oder Statusänderungen automatisieren.

Zusammenarbeit mit Externen

SharePoint Online bietet leistungsstarke Funktionen, um externe Partner, Kunden oder Dienstleister sicher in Projekte einzubinden, ohne Kontrolle oder Compliance zu verlieren. Gerade für Projektmanagement‑Szenarien (z. B. Projektplattformen, Dokumentenaustausch, Aufgabenkoordination) ist das ein häufig genutztes Setup.

Für welche Unternehmen eignet sich SharePoint Projektmanagement?

Die SharePoint Projektmanagement eignet sich sowohl für kleine und mittelständische Unternehmen als auch für große Organisationen. Besonders profitieren Unternehmen, die:

  • Bereits Microsoft 365 einsetzen
  • Mehrere parallele Projekte steuern
  • Wert auf transparente Zusammenarbeit legen
  • Remote- oder Hybrid-Teams haben

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Experte für Projektmanagement mit SharePoint amexus

Robin Schölling