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Microsoft SharePoint als Dokumentenmanagementsystem
Entdecken Sie die Möglichkeiten von Dokumentenmanagement mit Microsoft SharePoint für den effizienten und strukturierten Umgang mit Dateien in Ihrem Unternehmen. SharePoint eignet sich mit seiner Vielzahl an Funktionen hervorragend als Dokumentenmanagementsystem für Unternehmen verschiedener Größen und Branchen, um die Produktivität zu steigern, die Zusammenarbeit teamübergreifend zu verbessern und die Sicherheit von Informationen zu gewährleisten. Die Lösung trägt unmittelbar dazu bei, dass Prozesse optimiert und Zeit- und Kosteneinsparungen realisiert werden können.
Interessant ist die Nutzung von SharePoint als DMS insbesondere für Unternehmen, die bereits Microsoft 365 im Einsatz haben. Dank der Integration in bestehende Arbeitsprozesse können Dokumente nahtlos zwischen verschiedenen Anwendungen wie Microsoft Teams oder OneDrive ausgetauscht werden. Darüber hinaus gewährleistet SharePoint eine hohe Sicherheit durch Zugriffsrechte und Protokollierung von Änderungen an den Dokumenten.
Ihre Vorteile von Dokumentenmanagement mit Microsoft SharePoint
Überzeugende Gründe für Dokumentenmanagement mit Microsoft SharePoint
Ein Dokumentenmanagementsystem hat unmittelbaren Einfluss auf die Produktivität und Zufriedenheit in Ihrem Unternehmen. Mit einer passgenauen Lösung für die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens beugen Sie neben Zeitverlust, auch Duplikaten und dem Verlust von Informationen sowie rechtlichen Problemen vor.
Hier zeigt sich ein wichtiger Vorteil von Dokumentenmanagement mit Microsoft SharePoint: Durch die Möglichkeit einer individuellen Implementierung und Konfiguration erreichen Sie in Ihrem Unternehmen maßgeschneidertes Dokumentenmanagement auf höchstem Niveau.
Die großen Vorteile der Nutzung von Microsoft SharePoint als DMS liegen auch in der Integration in die Microsoft 365-Welt bzw. der kollaborative Ansatz.
Microsoft 365 ist eine gesamtheitliche Plattform, die unterschiedliche Tools wie z.B. OneDrive, Teams, Planner und SharePoint miteinander vereint. So erhalten Sie eine maximal integrierte Lösung und vermeiden Insellösungen in Ihrem Unternehmen. Durch die Integration und Zusammenarbeit zwischen den angesprochenen Tools, kann bspw. Microsoft Teams angebunden werden oder Automatisierungen über die Microsoft Power Platform genutzt werden.
Mit Microsoft 365 und den integrierten Funktionen lassen sich auch automatisch Aktionen ausführen, die auf bestimmten Triggern beruhen – bspw. sobald ein neues Dokument erstellt/hochgeladen wird oder eine neue Version eines vorhandenen Dokuments veröffentlicht wurde. Auch die Zuweisung von Zugriffsrechten für bestimmte Benutzergruppen kann automatisiert werden, so dass Berechtigungsstrukturen über unterschiedliche Bereiche effizient ausgerollt werden können. Dies kann in unterschiedlichen Bereichen, wie dem Qualitätsmanagement oder der Prozessdigitalisierung in unterschiedlichen Abteilungen, genutzt werden.
Ihr Weg zu effektivem Dokumentenmanagement
Von der Planung bis zur Umsetzung
Unser Dienstleistungsangebot im Bereich Dateimanagement ist modular aufgebaut und richtet sich nach Ihren spezifischen Anforderungen.
Bedarfsanalyse und Beratung
Gemeinsam analysieren wir Ihre aktuellen Prozesse und identifizieren Schwachstellen sowie Verbesserungspotenziale in der Dokumentenverwaltung.
Konzeptentwicklung
Auf Basis der Analyse erstellen wir ein maßgeschneidertes Konzept für die Einführung oder Optimierung Ihres Dateimanagements. Dazu gehört die Strukturierung von Dokumentenablagen, Zugriffsregelungen und Sicherheitsrichtlinien.
Technische Implementierung
Wir richten Ihre Plattform ein, sei es SharePoint oder OneDrive, und sorgen für die reibungslose Integration in Ihre bestehenden Systeme. Außerdem implementieren wir Automatisierungen mit Power Automate, um Prozesse wie Genehmigungen oder Erinnerungen zu optimieren.
Migration bestehender Daten
Sollten Sie ein bestehendes System haben, übernehmen wir die sichere und effiziente Migration Ihrer Dokumente in die neue Struktur. Dabei achten wir auf die Einhaltung von Versionen und Berechtigungen, um den Übergang so nahtlos wie möglich zu gestalten.
Schulung und Support
Um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter das neue System optimal nutzen können, bieten wir Schulungen für die relevanten Tools an und stehen Ihnen für fortlaufende Unterstützung zur Verfügung.
Sind Sie bereit für strukturiertes Dokumentenmanagement mit Microsoft SharePoint?
Möchten Sie Ihr Dokumentenmanagement von Grund auf neu strukturieren oder ein bestehendes System verbessern? Wir begleiten Sie erfolgreich durch den gesamten Prozess!
