Überzeugende Vorteile eines DMS
Zeit und Geld sparen mit einem DMS
Zeit und Geld sparen – das sind offensichtliche und doch relevante Ziele im Digitalisierungsprozess. Wenn Sie die Vorteile eines DMS richtig für sich nutzen, sind diese Ziele einfach und schnell realisierbar.
Ohne ein intelligentes System geraten Informationen leicht in isolierte Datensilos, was nicht nur die Produktivität hemmt, sondern auch Compliance-Risiken birgt. Der manuelle Umgang mit Dokumenten ist zeitaufwändig, fehleranfällig und untergräbt langfristig die Wettbewerbsfähigkeit.
Ein digitales Dokumentenmanagement-System ist der unsichtbare Held im Hintergrund, der die Grundlage für eine effiziente, sichere und nachhaltige Informationsverwaltung legt. Die Vorteile eines DMS, von der strukturierten Organisation bis zur automatisierten Workflow-Optimierung, machen es zu einem unverzichtbaren Werkzeug für jedes moderne Unternehmen, das zukunftsorientiert wirtschaftet.
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Durch die Schnelllebigkeit der Informationstechnologie stehen Unternehmen vor der Herausforderung, Unmengen an Daten und Dokumenten zu organisieren, zu speichern und zu verwalten. In diesem Whitepaper finden Sie 3 wertvolle Tipps, die absolut unverzichtbar für Microsoft 365-User sind.
Die 7 wichtigsten Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) im Überblick
Die umfassenden Vorteile eines DMS machen es zu einem unverzichtbaren Instrument für moderne Unternehmen. Von der Effizienzsteigerung über die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bis hin zur Förderung einer kollaborativen und flexiblen Arbeitsumgebung unterstützt Sie ein DMS dabei, den Herausforderungen der digitalen Transformation erfolgreich zu begegnen und Ihre Zukunftsfähigkeit zu sichern.
1 | Schneller Suchen und Finden
Tagtäglich verlieren Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit durch langes Suchen nach Informationen und Dokumenten. Aufsummiert kommt da einiges in einer Arbeitswoche zusammen. Dazu kommen noch strapazierte Nerven, wenn man beispielsweise erst bei zwei Kollegen anrufen muss, um das Dokument zu erhalten.
Ein gutes Dokumentenmanagement hilft Ihnen, Suchzeiten deutlich zu verringern. Mit der Volltextsuche, Schlagwörtern und auch Metasuche können Sie nach allen Inhalten suchen und haben das Ergebnis binnen Sekunden. Dadurch können Sie Ihre Aufgaben besser und vor allem schneller abwickeln. Ihr Kunde wird begeistert sein.
2 | Sinnvoll Ablegen
Sie schieben Ihre Dateien noch mühevoll in den Ordner Kunden/Verträge/M-O/Mustermann GmbH/2019/Mai? Sparen Sie sich die Zeit und lassen Sie Ihr DMS automatisch die Datei in Ihren Ordner speichern. Durch die Implementierung eines DMS wird Ihre Informationsarchitektur im Unternehmen nachhaltig verbessert, was zu einer erhöhten Transparenz und einer effizienteren Entscheidungsfindung führt. Das DMS verhindert somit Wildwuchs und verlorene Daten direkt in der Entstehung.
3 | Bessere Zusammenarbeit
Ein kluges DMS bringt Struktur in die Abstimmungsprozesse Ihrer Mitarbeiter. Es erleichtert die Zusammenarbeit, indem alle Mitglieder eines Teams Dateien aufrufen, bearbeiten und miteinander teilen können. Jeder hat stets Zugriff auf alle Informationen.
Das schützt auch vor spontanen Ausfällen. Viele Dokumente bleiben auch liegen, weil der Mitarbeiter krank oder im Urlaub ist. Mit elektronischen Workflows können Sie solche Aufgaben schnell identifizieren und an Kollegen weiterleiten.
4 | Mobile Bearbeitung
Die Bearbeitung des Dokumentes in einem digitalen DMS ist nicht ortsgebunden, da es in elektronischer Form vorliegt und die meisten Dokumentenmanagement-Systeme auch über externe Zugangsmöglichkeiten verfügen. Ob am Notebook im Homeoffice oder auf dem Smartphone in der Bahn, der Zugriff auf die Informationen ist standortunabhängig möglich. Damit fördert ein DMS die Flexibilität der Mitarbeiter und unterstützt moderne Arbeitskonzepte effektiv.
5 | Sichere Informationen
Ein DMS unterstützt hierbei durch revisionssichere Archivierung, lückenlose Dokumentation und die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen.
Auch konfigurierbare Zugriffskontrollen sind unverzichtbar für eine sichere Vorhaltung und Archivierung von Dokumenten. Ein kluges DMS ist standardmäßig mit konfigurierbaren Zugriffskontrollen ausgestattet. Zudem bieten Systeme, die Ihre Dateien auf Servern an deutschen Standorten speichern, DSGVO-Konformität und damit ein Maximum an Datensicherheit.
6 | Wiederherstellung gelöschter Daten oder älterer Versionen
Eine wichtige Funktion, die nicht nur Administratoren zu schätzen wissen, ist die schnelle Wiederherstellung (versehentlich) gelöschter Daten. Einige Dokumentenmanagement-Systeme verfügen über Funktionen, mit denen Sie (versehentlich) gelöschte Daten einfach wiederherstellen können. Außerdem verfügt ein gutes DMS über eine automatische Versionierung. Damit kann man schnell auf alte Versionen zurückspringen. Das ist besonders dann ein großer Vorteil, wenn ein Dokument versehentlich mit einem neuen Inhalt überschrieben wurde.
7 | Weniger Papier, mehr Umweltschutz
Das papierlose Büro spart nicht nur Unsummen an Ressourcen und Geld, es hilft auch den ökologischen Fußabdruck Ihres Unternehmens klein zu halten. Damit tun Sie ganz nebenbei etwas Gutes.
Für Dokumentenmanagement gilt: Effizienz ist digital
Die Zeit, in der Dokumente physisch übergeben oder mühsam per E-Mail geteilt werden mussten, gehört mit einem digitalen DMS der Vergangenheit an. Die herkömmliche Papierablage wird durch eine digitale Struktur ersetzt, die in Echtzeit ein müheloses Finden, Abrufen und Teilen von Dokumenten ermöglicht. Die Möglichkeit, Routinetätigkeiten und Workflows zu automatisieren, führt zu einer erheblichen Zeitersparnis und minimiert menschliche Fehlerquellen. Betriebliche Kosten werden durch den Verzicht auf kostenintensive Papierprozesse gesenkt.
Wir sind Ihr Partner für effizientes Dokumentenmanagement
Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist kein reines IT-Projekt. Sie ist ein tiefgreifender Transformationsprozess, der strategische Planung, technologische Expertise und ein tiefes Verständnis unternehmensinterner Abläufe voraussetzt. Genau hier liegt der entscheidende Vorteil in der Zusammenarbeit mit einem erfahrenen IT-Dienstleister.
Unsere Experten für Dokumentenmanagement analysieren Ihre bestehenden Prozesse ganzheitlich, erkennen Ineffizienzen und entwickeln ein passgenaues Lösungskonzept, das weit über die bloße Implementierung einer Software hinausgeht. Durch die gezielte Integration des DMS in Ihre Systemlandschaft, die Berücksichtigung rechtlicher Vorgaben sowie die Schulung Ihrer Mitarbeiter sorgen wir dafür, dass Sie die Vorteile eines DMS nicht nur theoretisch kennen, sondern operativ realisieren – vom ersten Tag an.
Haben Sie ungenutzte Potenziale in Ihren Dokumenten-Prozessen? Unsere erfahrenen IT-Experten beraten Sie umfassend zu allen Fragestellungen rund um digitales Dokumentenmanagement.
