File Server Migration zu SharePoint Online

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File Server Migration zu SharePoint Online

Warum eine File Server Migration zu SharePoint Online sinnvoll ist

Die digitale Transformation macht vor keinem Unternehmen halt. Ein klassischer Schritt auf diesem Weg ist die File Server Migration zu SharePoint Online. Viele Organisationen betreiben noch immer lokale Dateiserver, deren Strukturen über Jahre gewachsen sind mit tief verschachtelten Ordnern, unklaren Berechtigungen und veralteten Dateien. Wenn die Geschäftsführung beschließt, diese Daten in die Microsoft-365-Cloud zu verschieben, lautet der erste Gedanke oft: „Einfach kopieren und fertig.“ Doch genau hier lauert die Gefahr: Eine unüberlegte 1:1-Migration führt schnell zu Chaos, Frust und verpassten Chancen.

Der Wechsel in die Cloud bietet klare Vorteile:

  • Ortsunabhängigkeit: Mitarbeitende greifen von überall auf Dateien zu.
  • Bessere Zusammenarbeit: Echtzeit-Co-Authoring, Versionierung und nahtlose Integration mit Microsoft Teams.
  • Sicherheit: Compliance-Funktionen, Verschlüsselung und Rechteverwaltung sind standardmäßig vorhanden.
  • Kostenreduktion: Wegfall lokaler Server-Hardware und geringerer Administrationsaufwand.

Doch diese Vorteile entfalten sich nur, wenn die Migration geplant wird. Wer einfach den kompletten Ordnerbaum nach SharePoint Online überträgt, schafft lediglich ein „Netzlaufwerk in der Cloud“ inklusive aller Altlasten.

SharePoint Online verstehen: Ablagestrategien neu denken

Der größte Irrtum ist der Gedanke „wir kopieren alles rüber“. Das führt zu mehreren Problemen:

  • Veraltete Strukturen: Jahrzehntealte Ordnerbäume sind oft unübersichtlich und ineffizient.
  • Dubletten und Datenmüll: Viele Dateien existieren mehrfach, niemand weiß, welche aktuell ist.
  • Fehlende Metadaten: SharePoint Online bietet eine leistungsstarke Suche auf Basis von Metadaten. Werden diese nicht genutzt, bleibt die Suche mühsam.
  • Falscher Speicherort: Persönliche Dateien landen in Team-Sites oder umgekehrt, was für Verwirrung sorgt.

Die File Server Migration zu SharePoint Online ist daher die Chance, alte Ablagestrukturen zu hinterfragen und neu zu denken.

Denn im Gegensatz zum klassischen Dateiserver basiert SharePoint auf einem anderen Prinzip:

  • OneDrive for Business: Persönlicher Speicher jedes Nutzers, ideal für individuelle Dateien.
  • SharePoint-Teamwebsites: Ablage für Projekte und Teams, oft über Microsoft Teams erreichbar.
  • Kommunikationssites / zentrale Bibliotheken: Unternehmensweite Dokumente wie Richtlinien oder Vorlagen.

Statt tief verschachtelter Ordner setzt man in SharePoint auf flachere Strukturen und Metadaten. Dateien werden verschlagwortet, sodass sie über Filter und Suche leicht auffindbar sind und zwar unabhängig vom Speicherort. Das macht die Zusammenarbeit deutlich effizienter.

Technische Stolpersteine bei der File Server Migration

Eine Migration klingt simpel, birgt aber einige technische Herausforderungen:

  • Dateinamen und Pfade: SharePoint erlaubt keine unzulässigen Zeichen oder extrem langen Pfade (>400 Zeichen).
  • Berechtigungen: NTFS-Rechte lassen sich nicht 1:1 übertragen. Ein neues, schlankes Berechtigungskonzept ist Pflicht.
  • Große Dateien: Dateien über 250 GB oder CAD-Projekte machen oft keinen Sinn in der Cloud.
  • Versionierung: SharePoint speichert automatisch Versionen. Das ist sinnvoll, aber auch speicherintensiv.
  • Performance: Gigabytes an Daten belasten das Netzwerk. Migrationsläufe sollten außerhalb der Stoßzeiten stattfinden.

Ein Vor-Scan mit einem Migrationstool zeigt, wo Probleme entstehen können, und verhindert böse Überraschungen.

Ansätze für eine erfolgreiche Migration

Wie sollten Sie Ihre Managementgruppen organisieren? Sollte sie das Organigramm Ihres Unternehmens widerspiegeln? Oder sollte sie auf funktionalen Aspekten wie Umgebungen (Prod/Test), Projekttypen oder Compliance-Anforderungen basieren?

Ohne Planung keine erfolgreiche Migration

Viele hoffen, ein Tool erledige die Arbeit automatisch. Doch eine File Server Migration zu SharePoint Online ist mehr als Kopierarbeit. Sie umfasst auch:

  • Datenanalyse: Welche Dateien sind redundant, obsolet oder trivial (ROT-Prinzip)?
  • Datenbereinigung: Überflüssige Dateien löschen oder archivieren.
  • Informationsarchitektur planen: Welche Teamsites, Bibliotheken und Metadaten sollen genutzt werden?
  • Change Management: Mitarbeitende müssen den neuen Umgang mit Daten verstehen und akzeptieren.

Nur mit klarer Strategie lassen sich die Vorteile von Microsoft 365 nutzen.

Was nicht in SharePoint gehört

Nicht alle Daten sind für die Cloud geeignet. Dazu gehören:

  • Sehr sensible Daten: z. B. Patientendaten (sofern rechtlich untersagt).
  • Spezialformate wie CAD oder sehr große Binärdateien.
  • Backups oder Archivdateien, die nur selten benötigt werden.
  • System- oder Programmdateien, die auf einem File-Server mitgelagert waren.

Für solche Daten bieten sich hybride Lösungen oder alternative Dienste wie Azure Files an.

Tools und Methoden für die Migration

Für die eigentliche Migration gibt es mehrere Ansätze:

  • Microsoft SharePoint Migration Tool (SPMT): Kostenlos, geeignet für kleinere Szenarien.
  • Drittanbieter-Tools wie ShareGate oder AvePoint: Ideal für komplexe Projekte, da sie mehr Flexibilität und detaillierte Reports bieten.
  • Schrittweise Migration: Besonders empfehlenswert – erst Pilotabteilungen migrieren, Erfahrungen sammeln, dann die gesamte Organisation umstellen.

Wichtig: Vor jedem Rollout einen Testlauf durchführen und die Ergebnisse überprüfen.

Change Management: Die Menschen mitnehmen

Eine File Server Migration zu Microsoft 365 ist nicht nur ein technisches Projekt, sondern auch ein kultureller Wandel. Mitarbeitende müssen lernen, mit OneDrive, SharePoint und Teams zu arbeiten. Typische Maßnahmen:

  • Schulungen: Einführung in die neue Ablagestruktur und die Vorteile.
  • Kommunikation: Klare Ansagen, ab wann Daten nur noch in der Cloud gepflegt werden.
  • Support: In den ersten Wochen schnelle Hilfe bei Fragen und Problemen.

So steigt die Akzeptanz und die Cloud wird zum echten Mehrwert.

Checkliste für eine erfolgreiche File Server Migration

  • Bestandsaufnahme: Welche Daten liegen auf dem Server?

  • Aufräumen: Redundante und alte Dateien konsequent löschen.

  • Struktur planen: Welche Bibliotheken, Metadaten und Berechtigungen?

  • Technische Vorbereitung: Zielumgebung einrichten, Tools auswählen.

  • Pilotmigration: Testlauf mit kleiner Nutzergruppe.

  • Schulungen und Kommunikation: Mitarbeitende abholen.

  • Migration in Etappen: Schrittweise Daten übertragen.

  • Nachbereitung: Ergebnisse prüfen, Berechtigungen kontrollieren.

  • Altsystem abschalten: Nach Übergangsphase endgültig dekommissionieren.

  • Pflege: Regelmäßige Kontrolle und Optimierung der Ablagestruktur.

Fazit: Mehr als ein Umzug – ein Neuanfang

Die File Server Migration zu SharePoint Online ist kein banales Kopierprojekt, sondern ein strategischer Schritt in die digitale Zukunft. Wer die Chance nutzt, Altlasten zu bereinigen, Strukturen zu modernisieren und Mitarbeitende mitzunehmen, erhält am Ende nicht nur einen neuen Speicherort, sondern eine leistungsfähige Kollaborationsplattform.

Mit guter Planung, den richtigen Tools und einem klaren Change-Management wird die Migration zum Erfolgsfaktor und aus einem simplen Dateiserver wird der zentrale Baustein moderner Teamarbeit.

Wir beraten Sie gerne

Experte für File Server Migration zu SharePoint Online

Ferdi Lethen-Oellers

+49 2561 9303-0