1. Schneller Suchen und Finden
So banal wie es klingt, aber tagtäglich verlieren Mitarbeiter Arbeitszeit durch langes Suchen nach Informationen und Dokumenten. Aufsummiert kommt da einiges in einer Arbeitswoche zusammen. Dazu kommen noch strapazierte Nerven, wenn man beispielswiese erst bei zwei Kollegen anrufen muss, um das Dokument zu erhalten. Ein gutes Dokumentenmanagement hilft Ihnen Suchzeiten deutlich zu verringern. Mit der Volltextsuche bzw. der Metasuche können Sie nach allen Inhalten suchen und haben das Ergebnis binnen von Sekunden. Dadurch können Sie auch den Kontakt besser und vor allem schneller abwickeln. Ihr Kunde wird begeistert sein.
2. Schneller Ablegen
Sie schieben Ihre Dateien noch mühevoll in den Ordner Kunden/Verträge/M-O/Mustermann GmbH/2019/Mai? Sparen Sie sich die Zeit und lassen Sie Ihr DMS automatisch die Datei an ihren Ordner speichern. Das DMS verhindert somit Wildwuchs und verlorene Daten direkt in der Entstehung.
3. Besser Zusammenarbeiten
4. Mobile Bearbeitung
Die Bearbeitung des Dokumentes ist nicht ortsgebunden, da es in elektronischer Form vorliegt und die meisten Dokumentenmanagement-Systeme auch über externe Zugangsmöglichkeiten verfügen. Ob am Notebook im Homeoffice oder auf dem Smartphone in der Bahn, der Zugriff auf die Informationen ist standortunabhängig möglich.
5. Sichere Informationen
Konfigurierbare Zugriffskontrollen sind unverzichtbar für eine sichere Vorhaltung und Archivierung von Dokumenten. Ein kluges DMS ist standardmäßig mit konfigurierbaren Zugriffskontrollen ausgestattet. Zudem bieten Systeme, die Ihre Dateien auf Servern an deutschen Standorten speichern, DSGVO-Konformität und damit ein Maximum an Datensicherheit.
6. Wiederherstellung gelöschter Daten oder älterer Versionen
Eine wichtige Funktion, die nicht nur Administratoren zu schätzen wissen, ist die schnelle Wiederherstellung versehentlich gelöschter Daten. Einige Dokumentenmanagement-Systeme verfügen über Funktionen, mit denen Sie versehentlich gelöschte Daten einfach wiederherstellen können. Außerdem verfügt ein gutes DMS über eine automatische Versionierung. Damit kann man schnell auf alte Versionen zurückspringen. Das ist besonders dann ein großer Vorteil, wenn ein Dokument versehentlich mit einem neuen Inhalt überschrieben wurde.
7. Weniger Papier, mehr Umweltschutz
Das papierlose Büro spart nicht nur Unsummen an Ressourcen und Geld, es hilft auch den ökologischen Fußabdruck Ihres Unternehmens klein zu halten. Damit tun Sie ganz nebenbei etwas Gutes. Es ist schon beeindruckend, was ein DMS so alles kann, oder?
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