Microsoft 365 Sensitivity Labels: Basis für wirksamen Datenschutz und sichere KI-Nutzung

Inhaltsverzeichnis

Microsoft 365 Sensitivity Labels

Was sind Sensitivity Labels?

Sensitivity Labels in Microsoft 365 sind Klassifizierungs- und Schutzmechanismen aus Microsoft Purview Information Protection. Sie kennzeichnen Inhalte (Dateien, E‑Mails, Meetings) sowie Container (Teams, Microsoft 365‑Gruppen, SharePoint‑Sites) und können Schutzmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffsrechte, Wasserzeichen, Header/Footer oder Einschränkungen für Freigaben auslösen. Labels werden zentral erstellt, in Label Policies veröffentlicht und in unterstützten Apps angezeigt; sie „reisen“ mit dem Inhalt und wirken auch außerhalb von Microsoft 365 weiter.

Warum sind Sensitivity Labels für IT‑Sicherheit in Microsoft 365 unerlässlich?

Unternehmensdaten zirkulieren über Geräte, Apps und Dienste hinweg; Klassifizierung allein reicht nicht, Schutz muss automatisiert und konsistent durchgesetzt werden. Sensitivity Labels adressieren genau das, indem sie einheitliche Policies über Office‑Apps, SharePoint/OneDrive, Teams und – über Integrationen – auch Drittanwendungen anwenden. Aktiviertes Built‑in Labeling in SharePoint/OneDrive ermöglicht Co‑Authoring, eDiscovery und DLP auch bei verschlüsselten Office- und PDF‑Dateien, ohne Schutz aufzugeben. In Summe entstehen Reproduzierbarkeit, Compliance‑Nachweise und geringeres Oversharing‑Risiko – Grundpfeiler eines Zero‑Trust‑Ansatzes.

Die Wichtigsten Aspekte zu Microsoft 365 Sensitivity Labels im Überblick

Wie funktionieren Sensitivity Labels technisch?

Labels werden im Purview‑Portal konfiguriert und per Richtlinie bestimmten Benutzergruppen bereitgestellt. Für Dateien, E‑Mails und Meetings kann ein Label Azure Rights Management (Azure RMS) ‑basierte Verschlüsselung anwenden; dadurch bleiben Inhalte am Speicherort und bei Übertragung geschützt, und nur berechtigte Identitäten erhalten definierte Nutzungsrechte (z. B. Anzeigen, Bearbeiten, Ablaufdatum, Offline‑Zugriff). Für Teams/Groups/Sites steuern Labels Container‑Eigenschaften wie Privatsphäre, externes Teilen, Gastzugriff oder Zugriff von nicht verwalteten Geräten. Inhalte in Containern erben die Dateilabels nicht automatisch, weshalb Datei‑ und Containerlabeling komplementär eingesetzt werden sollten.

Wie werden Sensitivity Labels bereitgestellt und angewendet?

Die empfohlene Vorgehensweise umfasst: Taxonomie entwickeln, Labels erstellen (Name, Beschreibung, Tooltip, Farbe), Schutz konfigurieren (z. B. Verschlüsselung, Wasserzeichen, Freigabegrenzen), Policies veröffentlichen (Pilotgruppen, Rollout), Nutzer schulen und Nutzung messen. Optional unterstützen Auto‑Labeling (über Sensitive Info Types, Trainable Classifiers, EDM) sowie Endpoint‑/DLP‑Integration das automatische Erkennen und Kennzeichnen sensibler Daten – auch für Nicht‑Office‑Dateitypen mit „Advanced label‑based protection“.

Welche Sensitivity Labels gibt es?

Microsoft liefert keine starren Stufen, sondern ein flexibles Schema (z. B. Öffentlich, Intern, Vertraulich, Streng vertraulich) mit Sublabels für feinere Abstufungen (etwa Bereich/Projekt). Für jedes Label definieren Sie Scope (Dateien/E‑Mails/Meetings, Gruppen & Sites) und Schutzaktionen. Die Erstellung und Veröffentlichung erfolgt im Purview‑Portal; Prioritäten regeln Konflikte, und Labels sind wiederverwendbar in mehreren Policies.

Welche Rolle spielen Sensitivity Labels in Teams, SharePoint und Gruppen?

Für Container steuern Labels u. a. Privat/Öffentlich, externes Teilen, Gastzugriff, Authentifizierungskontexte und Richtlinien für unmanaged Devices. Damit lassen sich Kollaborationsräume mit einer vordefinierten Sicherheits‑ und Freigabeposition bereitstellen. Wichtig: Aktivieren Sie die Unterstützung für Containerlabels und die Verarbeitung verschlüsselter Dateien in SharePoint/OneDrive, damit Collaboration‑Features (Suche, DLP, eDiscovery) auch mit geschützten Inhalten nutzbar bleiben.

Best Practices und Use Cases (KMU‑Fokus)

Starten Sie mit einem klaren Klassifizierungsmodell (max. 4–5 Hauptstufen) und nutzen Sie Sublabels für Fachbereiche. Wählen Sie verständliche Bezeichnungen/Tooltips, damit Anwender verlässlich entscheiden können. Pilotieren Sie in einem Bereich (z. B. Vertrieb oder Personal), messen Sie die Label‑Nutzung und erweitern Sie iterativ. Aktivieren Sie Built‑in Labeling in SharePoint/OneDrive, damit verschlüsselte Dateien im Tagesgeschäft funktionieren. Kombinieren Sie Labels mit DLP‑Policies, um Exfiltration über E‑Mail, OneDrive, Endpunkte oder inzwischen auch den Copilot‑Kontext zu verhindern. Typische KMU‑Szenarien sind Finanzberichte (Vertraulich, mit Wasserzeichen und eingeschränktem Weiterleiten), HR‑Dokumente (verschlüsselt, Empfängerkreis HR und Vorgesetzte), Kundenverträge (Projekt‑Sublabels, zeitlich begrenzter Zugriff) und externe Projekträume (Containerlabel: privat, Gastzugriff nur auf Einladung, restriktive Link‑Freigaben).

Welche Herausforderungen treten häufig auf und wie lassen sie sich bewältigen?

Akzeptanz und Usability

Reduzieren Sie Komplexität, nutzen Sie klare Namen/Tooltips und Auto‑Labeling, wo zuverlässig.

Prozessreife

Definieren Sie Verantwortlichkeiten (Data Owner), Review‑Zyklen und KPIs (z. B. Anteil gelabelter Dateien).

Technische Voraussetzungen

Aktivieren Sie Unterstützung für verschlüsselte Dateien in SharePoint/OneDrive, prüfen Sie Kompatibilitäten von Drittverschlüsselung und etablieren Sie CI/CD‑ähnliche Testphasen für neue Policies.

Wie unterstützen Sensitivity Labels Microsoft 365 Copilot konkret?

Copilot arbeitet im Benutzerkontext und respektiert Berechtigungen und Informationsschutz. Wenn Inhalte mit einem Label verschlüsselt sind, benötigt der Benutzer VIEW/EXTRACT‑Rechte, damit Copilot Inhalte zusammenfassen darf. In Antworten zeigt Copilot die höchstrangige (Priorität) Klassifizierung an; neu erzeugte Inhalte können – wenn unterstützt – die höchste Prioritätskennzeichnung erben. Damit wird verhindert, dass vertrauliche Informationen unkontrolliert in Prompts oder Antworten auftauchen. Zudem lässt sich Oversharing in SharePoint/OneDrive durch entsprechende Einstellungen reduzieren.

Seit 2025 können Organisationen zusätzlich Purview DLP für Microsoft 365 Copilot nutzen, um Inhalte in Copilot‑Antworten policy‑basiert zu beschränken – etwa indem Inhalte mit bestimmten Labels von der Zusammenfassung ausgeschlossen werden. Diese Steuerung ergänzt das Labeling, adressiert den Prompt‑Kontext und unterstützt Audit/Simulation.

Praxisempfehlung: Richten Sie ein Label‑Set ein, das EXTRACT‑Rechte bewusst differenziert (z. B. Vertraulich – Zusammenfassung erlaubt vs. Streng vertraulich – keine Zusammenfassung). Kombinieren Sie dies mit DLP‑Regeln für den Copilot‑Standort, um sensibelste Inhalte konsequent aus Antworten herauszuhalten.

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Experte für Microsoft 365 Sensitivity Labels

Ferdi Lethen-Oellers

+49 2561 9303-0