Wissensmanagement mit SharePoint

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Wissensmanagement mit SharePoint

Was bedeutet Wissensmanagement mit SharePoint?

Wissensmanagement mit SharePoint beschreibt die strukturierte und zentrale Bereitstellung von Wissen innerhalb Ihres Unternehmens. SharePoint fungiert dabei als Plattform für das Intranet, als Dokumentenmanagementsystem und als Wissensbasis. Die Lösung verbindet Inhalte wie Dateien, Seiten und Listen mit Prozessen wie Freigaben oder Automatisierungen. Durch ein durchdachtes Rechtekonzept, die Nutzung von Metadaten und leistungsfähige Suchfunktionen wird sichergestellt, dass Informationen nicht nur gespeichert, sondern auch auffindbar, aktuell und nutzbar sind. Für kleine und mittelständische Unternehmen ist besonders relevant, dass SharePoint schrittweise eingeführt werden kann, sich flexibel an bestehende Strukturen anpasst und nahtlos in Microsoft 365 integriert ist.

Dimensionen von Wissensmanagement mit SharePoint

Inhalte sinnvoll organisieren

Die Grundlage für ein funktionierendes Wissensmanagement ist eine klare Informationsarchitektur. Anstatt tief verschachtelte Ordnerstrukturen zu verwenden, empfiehlt es sich, Inhalte in thematisch gegliederten Sites und Hubs zu organisieren. Dokumente sollten in Bibliotheken abgelegt werden, die mit einheitlichen Inhaltsarten und Metadaten versehen sind. Eine konsistente Taxonomie mit definierten Begriffen und Eigenschaften wie Kunde, Produkt oder Prozess erleichtert die spätere Suche erheblich. Darüber hinaus sind standardisierte Vorlagen und Namenskonventionen essenziell, um die Governance zu vereinfachen und die Qualität der Inhalte sicherzustellen. Ein Berechtigungsmodell nach dem Prinzip „Need-to-know“ sorgt dafür, dass sensible Informationen geschützt bleiben, ohne die Zusammenarbeit unnötig einzuschränken.

Wissen teilen – Kollaboration

SharePoint bildet die zentrale Quelle für Inhalte, während Microsoft Teams den Ort der täglichen Zusammenarbeit darstellt. Dateien, die in Teams genutzt werden, liegen in SharePoint-Bibliotheken, wodurch eine enge Verzahnung entsteht. Für eine effiziente Wissensvermittlung eignen sich kurze, gut strukturierte Seiten, die Ziele, Schritte und weiterführende Referenzen enthalten. Kommentare und @Erwähnungen ermöglichen kontextbezogene Rückfragen direkt am Dokument. Versionierung und Genehmigungsworkflows stellen sicher, dass Änderungen nachvollziehbar bleiben und die Qualität gewahrt wird. Mit Viva Connections können Intranet-Inhalte direkt in Teams ausgespielt werden, was die Reichweite und Akzeptanz erhöht.

Wissen auffindbar machen: Suchfunktion

Die Qualität der Microsoft Search in SharePoint hängt maßgeblich von der Struktur und den gepflegten Metadaten ab. Relevante Felder wie Dokumenttyp, Kunde oder Prozess sollten als Managed Properties verfügbar sein, um Filter und Sortierungen zu ermöglichen. Eigene Such-Vertikalen für bestimmte Dokumentarten wie Prozessbeschreibungen erhöhen die Präzision der Ergebnisse. Synonyme und alternative Begriffe aus der Nutzerperspektive sind ebenfalls wichtig, um die Sucherfahrung zu verbessern. Prominente Inhalte können über Bookmarks hervorgehoben werden. Eine regelmäßige Datenhygiene, die das Archivieren veralteter Inhalte und das Entfernen von Duplikaten umfasst, ist unverzichtbar, um die Effizienz der Suche langfristig zu sichern.

Integration mit Microsoft 365

Der volle Nutzen von Wissensmanagement entfaltet sich erst durch die Integration in die Microsoft-365-Welt. Teams dient als Kollaborationsplattform, während OneDrive persönliche Arbeitsbereiche bereitstellt, die nahtlos in SharePoint überführt werden können. Mit Power Automate lassen sich Routineaufgaben wie Freigaben oder Benachrichtigungen automatisieren. Power Apps ermöglichen die Erstellung von Formularen und leichtgewichtigen Anwendungen zur strukturierten Erfassung von Wissen, beispielsweise für Lessons Learned. Ergänzend bieten Viva und SharePoint Home Sites kuratierte Startseiten, die Inhalte zielgruppengerecht ausspielen und auch mobil verfügbar machen. So entsteht ein durchgängiger Informationsfluss vom Entstehen bis zur Wiederverwendung.

Vorteile und Best Practices

Ein gut konzipiertes Wissensmanagement mit SharePoint bietet zahlreiche Vorteile. Dazu gehören ein schnellerer Zugriff auf relevante Informationen, eine höhere Qualität und Compliance durch Versionierung und Berechtigungen sowie eine gesteigerte Transparenz dank klarer Verantwortlichkeiten und Review-Zyklen. Für den Einstieg empfiehlt es sich, zunächst ein Zielbild zu definieren: Welche Wissensartefakte sollen verfügbar sein, für wen und mit welchen Kennzahlen wird der Erfolg gemessen? Darauf aufbauend wird die Informationsarchitektur festgelegt, einschließlich Sites, Hubs, Inhaltsarten und Metadaten. Governance-Regeln für Erstellung, Archivierung und regelmäßige Überprüfung sind ebenso wichtig wie Content-Guidelines für Vorlagen und Schreibstil. Schulungen, kurze Anleitungen und Multiplikatoren fördern die Akzeptanz, während Nutzungsberichte und Feedbackschleifen die kontinuierliche Verbesserung unterstützen.

Typische Herausforderungen im KMU-Umfeld

Gerade kleine und mittelständische Unternehmen stehen vor spezifischen Herausforderungen. Häufig sind Zeit und Ressourcen knapp, weshalb ein schrittweises Vorgehen mit klar priorisierten Use Cases sinnvoll ist. Uneinheitliche Ablagegewohnheiten lassen sich durch verpflichtende Metadaten und einfache Regeln überwinden. Schattenablagen in E-Mails oder auf lokalen Laufwerken erfordern klare Migrationsstrategien und die Kommunikation der Vorteile zentraler Ablagen. Wissen, das bislang in den Köpfen Einzelner steckt, sollte durch standardisierte Formate für How-to-Anleitungen und Lessons Learned dokumentiert werden. Datenschutz und Berechtigungen sind ein weiterer kritischer Punkt, der durch gruppenbasierte Modelle und regelmäßige Reviews abgesichert werden muss. Sprach- und Standortvielfalt erfordert eine einheitliche Terminologie und gegebenenfalls mehrsprachige Inhalte. Schließlich können technische Hürden durch Low-Code-Lösungen wie Power Automate oder Power Apps reduziert werden, um Fachbereiche zu entlasten.

KI und Automatisierung im Wissensmanagement

Mit der Einführung von KI-Funktionen wie Copilot für Microsoft 365 und Copilot in SharePoint wird Wissen kontextbezogen nutzbar. Diese Werkzeuge unterstützen bei der Erstellung von Zusammenfassungen, Entwürfen und Antworten auf Basis der vorhandenen Inhalte. Power Automate übernimmt die Automatisierung von Metadatenprüfungen, Erinnerungen und Freigaben, während SharePoint Premium (ehemals Syntex) die Klassifizierung und Extraktion von Informationen aus Dokumenten erleichtert. Dennoch gilt: KI kann die Effizienz steigern, ersetzt aber keine solide Struktur. Qualität, Governance und Datenhygiene bleiben die Grundlage für erfolgreiches Wissensmanagement.

Abschließende Einordnung

SharePoint eignet sich hervorragend als Plattform für ein Intranet und als zentrale Wissensbasis, die strukturierte Inhalte, leistungsfähige Suche und Integrationen bietet. Ein vollständiges Wissensmanagement umfasst jedoch weit mehr als SharePoint allein. Wissen entsteht auch in Microsoft Teams, OneDrive, E-Mails, Fachanwendungen und externen Systemen. Erfolgreiche Lösungen nutzen SharePoint als Rückgrat, berücksichtigen aber Schnittstellen, Prozesse und die aktive Einbindung der Mitarbeitenden.

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Experte für Wissensmanagement mit SharePoint

Ferdi Lethen-Oellers

+49 2561 9303-0