Reibungslose CRM Datenmigration

Was Sie beachten müssen, bevor Sie Ihr altes System ablösen

Sie haben wahrscheinlich schon von CRM gehört, aber wissen Sie auch, was es bedeutet und warum es so wichtig ist? CRM steht für Customer Relationship Management und bezeichnet die Strategie und das System, mit denen Sie Ihre Kundenbeziehungen verwalten. Ein gutes CRM-System hilft Ihnen nicht nur, Ihre Kunden besser zu verstehen und zu bedienen, sondern auch, Ihren Umsatz zu steigern und neue Kunden zu gewinnen.

Oder haben Sie bereits ein CRM-System in Ihrem Unternehmen etabliert? Wie zufrieden sind Sie aktuell? Möglicherweise bietet es Ihnen nicht mehr die Funktionen und den Mehrwert, die Sie sich wünschen. Wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt hat, brauchen Sie ein CRM-System, das zu Ihren neuen Anforderungen passt. Daher entscheiden sich viele Unternehmen irgendwann dafür, ihr altes CRM-System abzulösen.

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Datenmigration im CRM ohne Datenverlust und Chaos?

Wie stellen Sie sicher, dass Ihre CRM Datenmigration reibungslos verläuft? Das ist die Frage, die wir in diesem Beitrag beantworten werden. Wir zeigen Ihnen einige Best Practices und Tipps, wie Sie Ihre Daten in ein neues CRM-System erfolgreich migrieren können.

Vermeiden Sie unnötige, teure Fehler, indem Sie sich vergegenwärtigen, was Sie bei Ihrem CRM Projekt nicht tun sollten. Machen Sie vorab den Test mit unserer Checkliste zu den 10 Regeln, mit denen Sie Ihr CRM Projekt garantiert an die Wand fahren.

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Planung und Vorbereitung der Datenmigration

Bevor Sie mit der eigentlichen Datenmigration beginnen können, müssen Sie einige wichtige Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Daten richtig verstehen und organisieren. Die Planung und Vorbereitung der Datenmigration ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg Ihres Projekts. Das sollten Sie beachten:

Bewertung der Datenkomplexität

Um zu wissen, wie viel Zeit und Ressourcen Sie für die Datenmigration benötigen, müssen Sie zunächst die Komplexität Ihrer Daten einschätzen. Das bedeutet, dass Sie herausfinden müssen, welche Art von Daten Sie haben, wo und wie sie gespeichert sind und wie sie miteinander verknüpft sind. Je komplexer Ihre Daten sind, desto mehr Herausforderungen können bei der Migration für Sie auftreten.

Bewertung der Datenqualität

Ein weiterer wichtiger Schritt bei der Planung und Vorbereitung der Datenmigration ist die Bewertung der Datenqualität. Sie sollten überprüfen, ob Ihre Daten genau, vollständig, aktuell und relevant sind. Um das zu tun, müssen Sie Ihre Daten prüfen, bereinigen und anreichern bzw. ergänzen.

Bei der Datenprüfung suchen und korrigieren Sie Fehler oder Inkonsistenzen in Ihren Daten. Zum Beispiel können Sie falsche Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Anreden oder Schreibweisen von Namen überprüfen und berichtigen. Entweder Sie machen das manuell oder schreiben entsprechende Skripte, die das für Sie tun.

Mit der Datenbereinigung entfernen Sie Duplikate oder unnötige Informationen aus Ihren Daten. Zum Beispiel können Sie doppelte Kontakte, veraltete Adressen oder leere Felder löschen oder zusammenführen. Dies hilft Ihnen, Speicherplatz zu sparen und die Datenqualität zu verbessern.

Durch die Datenanreicherung fügen Sie Ihren Daten zusätzliche Informationen hinzu oder aktualisieren sie. Zum Beispiel können Sie fehlende Angaben zu Interessen, Kaufverhalten oder Segmentierung ergänzen oder veraltete Angaben zu Firmennamen, Umsätzen oder Ansprechpartnern aktualisieren. Dies hilft Ihnen, Ihre Kunden besser zu verstehen und zu bedienen.

Festlegung von Datenstandards

Damit Ihre Daten im neuen CRM-System konsistent und korrekt sind, müssen Sie klare Standards für die Datenerfassung und -verarbeitung festlegen. Diese Standards definieren, wie Ihre Daten formatiert, strukturiert, validiert und bereinigt werden sollen. Außerdem müssen sie die Einhaltung von gesetzlichen oder branchenspezifischen Vorschriften gewährleisten.

Definition aktueller und zukünftiger Geschäftsregeln

Neben den technischen Aspekten Ihrer Daten müssen Sie auch die geschäftlichen Aspekte berücksichtigen. Das bedeutet, dass Sie die aktuellen und zukünftigen Geschäftsregeln definieren müssen, die für Ihre Daten gelten. Diese Regeln sollten festlegen, wie Ihre Daten genutzt werden sollen, um Ihre Geschäftsziele zu unterstützen und zu messen.

Festlegung von Rollen & Verantwortlichkeiten für die Informationsverwaltung

Sie müssen zusätzlich entscheiden, wer für die Verwaltung Ihrer Informationen verantwortlich ist. Das umfasst sowohl das technische als auch das organisatorische Personal, das an der Datenmigration beteiligt oder davon betroffen ist. Sie sollten klare Rollen und Verantwortlichkeiten für jede Phase des Projekts festlegen und sicherstellen, dass alle Beteiligten über die erforderlichen Fähigkeiten und Ressourcen verfügen.

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Durchführung und Überprüfung der Datenmigration

Nachdem Sie Ihre Daten geplant und vorbereitet haben, sind Sie bereit für die eigentliche Datenmigration. Dies ist der spannendste aber auch der riskanteste Teil des Projekts. Denn hier müssen Sie Ihre Daten von Ihrem alten zum neuen CRM-System übertragen und sicherstellen, dass diese korrekt und vollständig sind.

Die technische Vorgehensweise

Für Datenmigrationen werden oft ETL-Tools verwendet: ETL steht für Extract, Transform, Load und bezeichnet einen Prozess, bei dem Daten aus verschiedenen Quellen extrahiert, transformiert und in ein Ziel geladen werden. Diese ermöglicht es, Daten aus unterschiedlichen Formaten und Strukturen zu konsolidieren und zu bereinigen.

Extraktion

Die relevanten Daten aus dem alten CRM-System werden ausgelesen und in einem temporären Speicherbereich abgelegt. Dies kann z.B. mit der Benutzeroberfläche des alten CRM-Tools oder mit einem Drittanbieter-Tool erfolgen.

Transformation

Die extrahierten Daten werden auf ihre Qualität geprüft und nach den Anforderungen des neuen CRM-Systems angepasst. Dies kann z.B. die Anpassung von Datentypen, Formaten oder Geschäftsregeln beinhalten. Die Transformation kann mit einem benutzerdefinierten Tool oder Skript oder mit einer Softwarelösung durchgeführt werden.

Laden

Die transformierten Daten werden in das neue CRM-System übertragen und dort gespeichert. Dies kann z.B. mit der Benutzeroberfläche des neuen CRM-Tools, Skript oder mit einem Drittanbieter-Tool erfolgen.

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So führen Sie die CRM Datenmigration durch

Abbildung der Daten
Bevor Sie Ihre Daten migrieren können, müssen Sie sie abbilden. Das bedeutet, dass Sie festlegen, wie Ihre Daten aus dem alten in das neue CRM-System übertragen werden sollen. Dabei müssen Sie die Struktur, das Format und die Bedeutung Ihrer Daten berücksichtigen und eventuelle Anpassungen oder Konvertierungen vornehmen.
Datensicherung
Um einen möglichen Datenverlust oder -schaden zu vermeiden, sollten Sie immer eine Datensicherung durchführen. Das bedeutet, dass Sie eine (vollständige) Kopie Ihrer Daten erstellen und an einem sicheren Ort aufbewahren sollten. So können Sie im Falle eines Problems Ihre Daten wiederherstellen oder zurücksetzen.
Testen vor der Migration
Um sicherzustellen, dass Ihre Datenmigration wie geplant funktioniert, sollten Sie einen Testlauf durchführen. Das bedeutet, dass Sie eine kleine Menge Ihrer Daten migrieren und überprüfen, ob sie im neuen CRM-System richtig angezeigt und verarbeitet werden. So können Sie eventuelle Fehler oder Probleme frühzeitig erkennen und beheben.

Migration der Daten
Wenn alles bereit ist, können Sie mit der Migration Ihrer Daten beginnen. Das bedeutet, dass Sie Ihre Daten vom alten zum neuen CRM-System übertragen und dabei die festgelegten Standards und Regeln befolgen sollten. Je nach Größe und Komplexität Ihrer Daten kann dieser Prozess mehrere Stunden oder sogar Tage dauern.
Überprüfung der Daten nach der Migration
Nachdem Sie Ihre Daten migriert haben, sollten Sie nicht vergessen, diese zu überprüfen. Sie müssen sicherstellen, dass alle Ihre Daten korrekt und vollständig im neuen CRM-System angekommen sind und keine Fehler oder Inkonsistenzen aufweisen. Sie sollten auch die Leistung und Funktionalität Ihres neuen CRM-Systems testen und bewerten.

Checkliste: CRM erfolgreich einführen

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Fazit & Ausblick

Eine CRM Datenmigration erfordert viel Sorgfalt und Genauigkeit, doch diese Mühe wird sich später für Sie auszahlen. Eine erfolgreiche Datenmigration kann Ihnen viele Vorteile bringen, wie z.B. eine verbesserte Datenqualität, eine höhere Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit und ein gesteigertes Geschäftswachstum. Die Zukunft gehört den Unternehmen, die ihre Kundenbeziehungen mit modernen CRM-Systemen pflegen und optimieren können. Um in einem wettbewerbsintensiven Markt zu bestehen, müssen Sie bereit sein, Ihre Daten zu migrieren und das Potenzial Ihres neuen CRM-Systems voll auszuschöpfen.

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