Die Digitalisierung verändert die Geschäftswelt. Dokumente (z. B. Ein- und Ausgangsrechnungen oder andere Belege) sollen ausschließlich digital aufbewahrt werden oder liegen schon heute nur noch digital vor. Die Folge ist also, dass IT-Systeme noch stärker als in der Vergangenheit in die betriebswirtschaftlichen Abläufe integriert werden. Wichtig ist, dass mit diesen Entwicklungen bestimmte Compliance-Anforderungen einhergehen. Dazu zählt auch eine Verfahrensdokumentation, die in unterschiedlichen Szenarien zum Tragen kommt und sehr relevant ist.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation erfasst und beschreibt die Abläufe innerhalb eines Unternehmensprozesses. Sie dient in erster Linie als Nachschlagewerk oder Leitfaden, um eine einheitliche Durchführung sicherzustellen, Fehler zu reduzieren und die Ergebnisqualität zu sichern. Darüber hinaus ermöglicht sie es fachkundigen Dritten, die internen Abläufe eines Unternehmens in angemessener Zeit zu verstehen und nachzuvollziehen.
Im steuerlichen Kontext spielt insbesondere die Einhaltung der GoBD eine zentrale Rolle. Die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) legen verbindliche Vorgaben für die ordnungsgemäße Verwaltung elektronischer Unterlagen und Geschäftsdaten fest. Eine darauf ausgerichtete Verfahrensdokumentation beschreibt die unternehmensinternen Methoden und Strukturen, die der Sicherstellung der GoBD-Konformität dienen.
Der Inhalt einer Verfahrensdokumentation umfasst üblicherweise die Zielsetzung sowie eine Darstellung der Organisation mit den jeweiligen Zuständigkeiten. Den Kern bildet die detaillierte Beschreibung der relevanten Prozesse. Ergänzend werden die eingesetzten Softwarelösungen, die eingesetzte IT-Infrastruktur sowie die Verbindungen zu vor- und nachgelagerten Systemen erläutert. Auch Regelungen zu Sicherheitsvorkehrungen, Kontrollmechanismen und Monitoring-Verfahren sind fester Bestandteil.
Wofür wird eine Verfahrensdokumentation benötigt?
Die Verfahrensdokumentation ist beim Wunsch revisionssicher und GoBD-konform zu arbeiten verpflichtend und muss GoBD-konform erstellt werden. Theoretisch kann sie vom Betriebsprüfer angefordert werden. Bei fehlenden Daten kann es zu einer Steuerschätzung und damit verbundenen Nachzahlungen kommen.
Daher ist die Verfahrensdokumentation von hoher Wichtigkeit. Betrachtet man ihren Aufbau, so sind verschiedene Aspekte relevant:
Verfahrensdokumentation erstellen? Ihre Vorteile mit amexus und comdatis
Unternehmen, die eine Verfahrensdokumentation erstellen möchten, stehen oft vor der Herausforderung, technische und organisatorische Prozesse lückenlos darzustellen. Beim Wunsch einer Erstellung einer Verfahrensdokumentation arbeiten amexus und comdatis Hand in Hand zusammen. So können wir sowohl technische Expertise im Bereich Modern Work, Dokumentenmanagement, ERP mit inhaltlicher Compliance-Expertise kombinieren.
Wie läuft eine Zusammenarbeit ab?
Wir erstellen mit Ihnen zusammen Ihre Verfahrensdokumentation. Unser Anliegen ist es Ihr Projekt so zu planen, dass Sie schon im Vorfeld wissen, wann das Projekt beendet sein wird. Generell sehen die Prozessschritte wie folgt aus:
Welche Kosten kommen auf Sie zu?
Wir bieten Ihnen die Erstellung der Verfahrensdokumentation zum festen Paketpreis. Die Höhe der Kosten ist dabei abhängig vom individuellen Anwendungsfall. Gerne sprechen wir über Ihr konkretes Anliegen und unterbreiten Ihnen ein Angebot.
