SharePoint als DMS: Effizientes Dokumentenmanagement für Ihr Unternehmen
In diesem Artikel erfahren Sie alles Wissenswerte über die Funktionen und Vorteile von Microsoft SharePoint als Dokumentenmanagementsystem (DMS). Entdecken Sie die Möglichkeiten von SharePoint als Teil von Microsoft 365 für den effizienten und strukturierten Umgang mit Dateien in Ihrem Unternehmen.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Softwarelösung, die dazu dient, Dokumente elektronisch zu verwalten und zu organisieren. Es ermöglicht Unternehmen, ihre gesamte Dokumentation in digitaler Form zentral zu speichern, zu verwalten und bei Bedarf schnell und einfach darauf zuzugreifen. Durch den Einsatz eines DMS können Unternehmen ihr Dokumentenmanagement optimieren, die Effizienz steigern, den Zugriff auf Informationen verbessern, Kosten reduzieren, die Compliance erleichtern und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern fördern.
Was ist SharePoint und warum ist es ein effizientes Dokumentenmanagementsystem?
Microsoft bietet im Zuge von Microsoft 365 mit dem SharePoint eine zentrale Plattform für die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten, Informationen und Content. Die Nutzung von SharePoint als DMS ermöglicht es den Mitarbeitern, auf gemeinsame Dokumente zuzugreifen, sie zu bearbeiten und sie sicher zu speichern. Dies trägt zur Verbesserung der Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens bei und vermeidet unnötige Duplikate oder fehlende Informationen in den verschiedenen Abteilungen. Eine Microsoft 365-basierende Lösung bieten sich als Alternative zu herkömmlichen Dokumentenmanagement-Systemen an und verfolgt natürlich ähnliche wirtschaftliche und effizienzsteigernde Effekte, wie die nativen Spezialprodukte.
Die großen Vorteile der Nutzung von SharePoint als DMS liegt in der Integration in die Microsoft 365-Welt bzw. der kollaborative Ansatz. Microsoft 365 ist eine gesamtheitliche Plattform, die unterschiedliche Tools wie z.B. OneDrive, Teams, Planner und SharePoint miteinander vereint. So erhalten Sie eine maximal integrierte Lösung und vermeiden Insellösungen in Ihrem Unternehmen. Durch die Integration und Zusammenarbeit zwischen den angesprochenen Tools, kann bspw. Microsoft Teams angebunden werden oder Automatisierungen über die Microsoft Power Platform genutzt werden. SharePoint als DMS adressiert somit primär solche Unternehmen, die im Rahmen ihrer kollaborativen Ziele bereits über eine Microsoft 365-Strategie – beispielsweise für ihren Digital Workplace – verfügen und nun auch eine DMS-Lösung implementieren möchten.
Insgesamt kann SharePoint als DMS dazu beitragen, dass Unternehmen ihre Prozesse schneller und effizienter gestalten können und somit Zeit- und Kosteneinsparungen erzielen können.
