Smart Workplace | User Experience

Die Entwicklungen der letzten fünfzehn Jahre haben zu fundamentalen Veränderungen der Mediennutzung im privaten Umfeld geführt. Die bekannten und vertrauten Interaktionsmuster können jetzt auch innerbetrieblich angewendet werden und damit zu einer hochwertigen Employee-Experience und Performance der Unternehmen führen.

Ein Smart Workspace ist hochgradig digitalisiert und smart erschlossen. Personen, Daten, Informationen, Prozesse und Dinge werden von den internen und externen Akteuren u. a. durch Agenten kontextbezogen angezeigt und erfahrbar.

Umfassend smart erschlossen steht der Nutzer durch ein digitales Nervensystem vernetzt im Zentrum des digitalisierten Unternehmens – Smart Workplace User Experience.

Das macht den smarten Arbeitsplatz aus | Ihre Zukunft

Smarte Agenten und Kontextsensitivität ermöglichen hohe Informations- und Prozessrelevanz – ohne Reizüberflutung
Hochwertige Employee-Experience wird durch ein optimal angepasstes Informationsangebot gewährleistet
Eine datengetriebene Informationsarchitektur ermöglicht den Zugriff auf sämtliche relevanten Daten und Information
Umfassendes Wissensmanagement ermöglicht u.a. begleitendes smart learning, personen- und aufgabenbezogene Wissensteilung
Smartes Innovationsmanagement, das auf sämtlichen verfügbaren internen und externen Daten basiert, ermöglicht die Verkürzung der Produkt- und Serviceentwicklung und damit eine Steigerung der Customer Satisfaction
Agilität ist möglich by default und unterstützt soziale und vernetzte Kommunikation und Produktivität
Effiziente, effektive und zufriedenstellende Tätigkeiten möglich
Transformationsprozesse können effektiv orchestriert werden
Orts- und geräteübergreifender Zugriff auf sämtliche relevanten Daten, Informationen, Services

Diese Konstruktionsprinzipien konstituieren einen Smart Workplace

Seit 15 Jahren auf dem Weg zum Smart Workplace

Wesentliche Veränderungen des digitalen Arbeitsplatzes sind bereits heute deutlich erfahrbar. In den nächsten Jahren wird es weiter zu einer umfassenden Transformation kommen. Die Konsolidierung bisheriger Technologie sowie das Aufkommen und die zunehmende Marktreife und Gebrauchstauglichkeit von innovativen Technologien (Voice, KI, IoT, Augmented Reality) wird eine umfassende Neugestaltung der (digitalen) Arbeitsumgebungen und Arbeitsweisen erfordern und möglich machen.

Eine umfassende Digitalisierung und Inventarisierung sämtlicher Arbeitsbereiche ermöglicht dem einzelnen Nutzer eine bisher nicht dagewesene Daten-, Informations- und Wissensqualität; – instant, orts- und endgeräteunabhängig.

Konstruktionsprinzipien eines Smart Workplace

Grundlegend für einen Smart Workplace ist die Entwicklung von einer statischen IT-Infrastruktur hin zu einem dynamischen sozio-technischen System. Wesentliche Implikationen sind die durch das Web 2.0 ermöglichten Funktionalitäten, die einen social workplace konstituierten. Eine nun mögliche direkte Vernetzung aller Mitarbeiter mit sämtlichen Daten und Information in Kombination mit der u.a. aus dem Web 2.0 bekannten sozialen Dimension des Internets ist realisierbar und wesentliches Merkmal eines Smart Workplace.

Vernetzte Infrastruktur und agile Unternehmenskultur als Basis

Eine vernetzte IT-Infrastruktur, durchgängig verfügbare Business Intelligence (u.a. auch CRM, Prozesse), ist die wesentliche technische Bedingung für einen Smart Workplace. Im Hinblick auf einen zukünftigen Smart Workplace bilden weitere Dimensionen ein tragfähiges Fundament:

Adoption, Adaption: Ein Smart Workplace erfordert ein sorgsames sozio-technisches Design, Implementierung, Schulung und kontinuierliche Weiterentwicklung des Gesamtsystems. Die konsequente Ausbildung einer fördernden Kollaborationskultur ist sowohl Bedingung als auch Konsequenz eines Smart Workplace.
Agile Unternehmenskultur: Durch die Etablierung und Weiterentwicklung der Sozialen Dimension des Intranets werden auch fundamentale Veränderungen der konkreten Arbeitssituation folgen. Silodenken und Denken in vordefinierten Mindsets wird ergänzt durch eine agile, den konkreten Herausforderungen angemessenen Form des Handelns. Agile Arbeitsmethoden, Lean UX, Design Thinking und eine Fehlerkultur können in einem Smart Workplace kultiviert werden.
Digitales Arbeiten ermöglicht durch Künstliche Intelligenz den Zugriff und die Weiterverarbeitung von umfassenden Informationen bezüglich Projekten, Personen und Prozessen. Neben individualisierten Daten-Dashboards werden Mitarbeiter die Möglichkeit haben, umfassende Self-Service-BI Aktionen durchzuführen. Komplementär zur integrativen und umfassenden Daten-, Informations- und Service-Verfügbarkeit entwickelt sich die weitere Ausprägung der ambient collaboration. Jenseits von klassichen Devices ermöglichen smart devices und services eine fokussierte und störungsfreie digitale Zusammenarbeit mit internen sowie externen Stakeholdern.

Externe und interne Faktoren

Ein umfassend vernetzer Smart Workplace ermöglicht es, dynamisch und fundamental auf externe wie auch interne Faktoren angemessen zu reagieren. Einen stetigen Wandel der Kundenanforderungen, der Marktdynamik sowie der daraus resultierenden Geschäftsfeld- oder Serviceentwicklung kann innerhalb eines Smart Workplaces ebenso abgebildet werden. Interne Faktoren, wie permanenter Kulturwandel, Change oder auch Reorganisationen können aufgrund der Elastizität eines sorgsam konstruierten und konzipieren sowie gelebten Social Workplace erfolgreich adressiert werden.

Daten, Informationen und Wissen

Die semipermeable Daten-, Informations-, und Wissensschicht markiert die äußere Grenze des Digital Workplace. Innerhalb dieses Bereiches findet sich ein hochaktives vernetztes Spannungsfeld, dass den ubiquitären Zugriff auf die genannten Dimensionen sowie sämtliche Artefakte grundsätzlich ermöglicht. Eine fundamentale Vernetzung manifestiert sich in spezifischen Kontexten, Erfahrungen wie auch Erwartungen. Besonders hochwertige Services, Dinge und neuere Technologien wie Bots, VR und IoT fördern die bedarfsgerechte Informationsaneignung.

In diesem Spannungsfeld können überhaupt erst Wissensidentifikation wie auch praxisnaher Wissenserwerb und zielführende Wissensweiterentwicklung und Wissensverteilung stattfinden. In einem durch vernetzte Daten und Informationen markierten Handlungsrahmen findet ein systematischer prozessgeleiteter Aufbau der Handlungskompetenz statt. Dies ermöglicht Innovations- und Wettbewerbsfähigkeit.

Die soziale Dimension | Information, Kollaboration und agile Projekte

Die Transformation und Digitalisierung der Arbeitswelt zeigt sich in besonderer Weise im Kontext der konkreten Tätigkeit. Tektonische Veränderungen treten hier deutlich zu Tage:
Agile – interne und externe – Projektteams ergänzen die klassische Linienorganisation. Die Arbeitsumgebungen sind nicht mehr an einen physischen Arbeitsplatz gebunden; setzten aber gleichwohl Zugriff auf sämtliche Daten und Informationen voraus. Das Qualifikationsprofil der Mitarbeiter verändert permanent on the job.
Neue Kommunikationsformen ersetzen tradierte Arbeitsformen, die Struktur des Informations- und Wissenserwerbs verändert sich weiter.
Ein Smart Workplace unterstützt Mitarbeiter und Teams in sämtlichen Kontexten smart bei der Aufgabenerledigung, der Informations- und Wissensgenese sowie Distribution.