Tipps für Audio- und Video-Konferenzen

Telefonkonferenzen mit und ohne Video gehören spätestens jetzt zum normalen Büroalltag. Es ist ein wichtiges Werkzeug, um die verteilt arbeitenden Experten zusammenzubringen und Fortschritte und Entscheidungen mit unseren Kunden und Projektpartnern abzustimmen. Zunehmend wird dabei auch Video eingesetzt – um die Kommunikation persönlicher zu machen und um auch die zwischenmenschlichen „Töne“ besser berücksichtigen zu können.

Hier haben wir einige Tipps und Tricks aus unseren Erfahrungen zusammengetragen:

Eintritt in eine Konferenz

Ein Merkmal erfolgreicher Konferenzen ist es, dass sie gut beginnen. Ein guter Beginn beginnt mit dem Beitritt der Konferenz-Teilnehmer.

• Pünktlich einwählen. Wenn man zu spät teilnimmt, müssen entweder alle anderen warten, man unterbricht bereits begonnene Gespräche oder verpasst wichtige Informationen, die schon ausgetauscht wurden.
• Kurze Begrüßung in kleinen Gruppen. In kleinen Gruppen (vielleicht bis 5 Personen) ist es höflich, sich kurz vorzustellen – z.B. „Guten Morgen, hier ist Christian“. Vorausgesetzt, Sie sind pünktlich.
• In größeren Gruppen keine Begrüßung. In größeren Gruppen (mehr als 5 Personen) wird es eher als störend empfunden, wenn jeder eine Begrüßung ausspricht – zumal es oft zu Überschneidungen kommt.
• Beim Einwählen auf „Stumm“ schalten. Es ist für alle Teilnehmer anstrengend, wenn Hintergrundgeräusche einzelner Teilnehmer die Unterhaltung erschweren – teilweise unmöglich machen. Wenn man beim Einwählen das eigene Mikrofon auf „stumm“ schaltet, vermeidet man, andere zu unterbrechen. Dies ist umso wichtiger, wenn man über ein Raum-Mikrofon spricht anstelle eines Headsets.
• Beim Einwählen Video einschalten. Es macht einen großen Unterschied, ob wir uns in einer Unterhaltung sehen können oder nicht – Stichwort: non-verbale Kommunikation. Sofern es die Internet-Verbindung erlaubt, sollte Video verwendet werden. Wir haben festgestellt, dass Unterhaltungen dadurch interessanter und effizienter werden.

Während der Videokonferenz

Jeder Teilnehmer – nicht nur der Moderator – ist für einen guten Ablauf mitverantwortlich. Die folgenden Punkte helfen dabei:

• Auf „stumm“ bleiben, wenn man nicht spricht. Die Ton-Qualität ist ein entscheidender Faktor für gute Konferenzen. Sicher ist es etwas mühsamer, die Stummschaltung immer zu aktiven, wenn man spricht und danach wieder zu deaktivieren – aber auch das hilft, fokussiert zu bleiben.
• Kleider machen Leute. Die Empfehlung ist, sich so zu kleiden, wie man es auch im gewöhnlichen Arbeitsumfeld tun würden – denn schließlich sind wir ja gerade bei der Arbeit. Prinzipiell kann es schon etwas lockerer sein, muss aber immer noch eine professionelle Einstellung widerspiegeln – auch im Homeoffice. Empfehlung: „Business Casual“.
• Kurzvorstellung bei Redebeitrag. In Konferenzen mit Personen, die nicht regelmäßig zusammenfinden, oder wenn Teilnehmer nur per Audio (Telefon) teilnehmen, hilft es sehr, den Sprecher zu identifizieren. Einfach vor dem Gesagten „Hier ist Christian, ich möchte dazu sagen…“ voranstellen – und jeder weiß, wer jetzt spricht. Viele Konferenzsysteme zeigen den Teilnehmern an, wer gerade spricht, dass funktioniert aber nur dann gut, wenn die Teilnehmer die Stummschaltungs-Regel beachten und keine Teilenehmer ausschließlich per Telefon teilnehmen.
• Beim Sprechen in die Kamera schauen. Bei Unterhaltungen schauen wir (natürlich) unser Gegenüber an – bei Videokonferenzen ist unser Gegenüber die Kamera. Das erfordert etwas Disziplin und Übung – es hilft, wenn die Kamera in der Richtung montiert ist, in der auch die Video-Übertragung der anderen Teilnehmer zu sehen ist.
• Flexibel sein. Besonders im Homeoffice sind kleine Störungen zwischendurch nicht auszuschließen – Kinder, Partner oder Haustiere kommen ins Bild oder lenken uns kurz anderweitig ab – und nicht jede Frisur sitzt jederzeit perfekt. Damit sollte man souverän umgehen – und oft beleben solche Momente auch die Stimmung.

Das eigene Umfeld und Ausrüstung

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte – deshalb lohnt es sich, über Umfeld und Ausrüstung nachzudenken.

• Auf den Hintergrund achten. Ideal ist ein gleichmäßiger, nicht zu sehr ablenkender Hintergrund. Im Homeoffice sollte es aufgeräumt sein. Dinge, die Sie nicht allen sichtbar machen möchten, sollten nicht im Bild sein. Manche Videosysteme wie Microsoft Teams unterstützen das Weichzeichnen des Hintergrundes.
• Kamera direkt auf dich ausrichten. Am besten die Kamera in die Richtung montieren bzw. ausrichten, in der Sie auch die Video-Übertragung der anderen Teilnehmer sehen können– z.B. über dem Monitor. Gut ist es, wenn die Kamera genau auf Augenhöhe ist. Achten Sie bei Laptops darauf, dass die Kamera nicht von unten aufnimmt.
• Beleuchtung prüfen. Gute Beleuchtung ist wichtig, damit die Video-Qualität stimmt. Am besten ist natürliches Licht – z.B. aus einem Fenster, es darf nur nicht blenden. Ansonsten nutzen Sie andere Lichtquellen, die Ihr Gesicht ausleuchten – am besten indirektes Licht hinter der Kamera.
• Headset verwenden. Ein Headset ist am Anfang vielleicht etwas unbequem – aber es hat viele Vorteile – vor allem aber ist die Audio-Qualität viel besser: sowohl für Sie (ablenkende Geräusche werden reduziert) als auch für die anderen Konferenz-Teilnehmer.
• Test der Ausrüstung vor der Videokonferenz. Richten Sie die Ausrüstung (Headset, Mikrofon/Lautsprecher, Kamera) vor der Konferenz ein und teste Ton und Bild. Führen Sie einen Testanruf durch und prüfen Sie das Bild mit der Kamerafunktion des Computers.
• Bedenken Sie mögliche Geräusche im Hintergrund. Manche Teilnehmer befinden sich im Zug, am Flughafen, im Café oder im Auto – dort gibt es überall Geräusche, die die anderen Teilnehmer einer Konferenz extrem stören können. Am besten also einen ruhigen Ort aussuchen und (immer) unbedingt die Stummschaltungs-Regel beachten.

Planung und Durchführung einer eigenen Videokonferenz

Niemand möchte seine Zeit in Konferenzen vergeuden, die keinen Nutzen erzielen. Gute Planung und Durchführung hilft, Meetings und Konferenzen erfolgreich zu gestalten.

• Agenda erstellen. Es muss klar sein, wofür die Konferenz abgehalten wird (Ziel/Zweck), damit die Teilnehmer wissen, was von ihnen erwartet wird und warum sie dabei sind – oder eben auch nicht dabei sein müssen. Bereiten Sie eine Themenliste vor, die als roter Faden für alle Teilnehmer nachvollziehbar durch die Konferenz führt.
• Teilnehmerkreis klein halten. Es sollte genau definiert werden, welche Teilnehmer eine Konferenz wirklich benötigt. Wer trägt aktiv zu den Themen der Agenda bei und wer muss optional dabei sein, um über die Vorgänge informiert zu sein?
• Teilnehmer ansprechen. Manche Teilnehmer sind aktiver als andere, einige Teilnehmer sind vielleicht auch angesichts der Technik lieber zurückhaltend. Hier lohnt die aktive Ansprache, damit auch diese Teilnehmer ihren Beitrag leisten können.
• Platz halten zwischen Terminen. Termine sollten nicht direkt aneinandergrenzen, damit auch „biologische Pausen“ vorhanden sind. Am besten enden dann Konferenzen immer 5 Minuten vor der halben oder vollen Stunde – als z.B. von 10:00 Uhr bis 10:55. Längere Konferenzen sollten Pausenzeiten berücksichtigen.
• Pünktlichkeit. Um pünktlich beginnen zu können, sollte die Konferenz schon ein paar Minuten vor der geplanten Zeit gestartet werden. Das schafft auch einen kleinen Zeitpuffer, falls die Technik mal etwas länger braucht. Kommen andere Teilnehmer auch etwas früher, kann man die Zeit für ein bisschen Plauderei nutzen.

amexus Trickkiste

• Umfragen in Konferenzen. Bei größeren Gruppen ist es manchmal schwer, einen Konsens zu erzielen. Dabei helfen können Ad-Hoc-Umfragen (anonym und in Echtzeit). Dazu bietet sich an:
  • Straw Poll: https://www.strawpoll.me
  • TedMe: https://www.tedme.com
• Whiteboard in Teams. Eine hervorragende Ergänzung für Meetings – vor allem bei Microsoft-Teams – ist das Microsoft Whiteboard. Es kann von allen Teilnehmern gleichzeitig betrachtet und benutzt werden, um z.B. eine Skizze anzufertigen und Stichworte festzuhalten – wie auf einem Flipchart.
  • Microsoft Whiteboard: https://support.office.com/en-us/article/Whiteboard-in-a-Teams-meeting-d9210aa2-876a-40f0-8ca0-5deb2fc11ca6
• Störgeräusche sofort ansprechen. Da der Erfolg einer Konferenz entscheidend von der Audio-Qualität abhängt, ist jeder aufgefordert, bei Audio-Problemen virtuell die Hand zu heben – als Einwurf in die Unterhaltung oder im begleitenden Chat. Störgeräusche sollten abgestellt werden, bevor die Konferenz weitergeht.
• Keine Teilnahme per Konferenzspinne. Remote-Teilnahmen aus einem Konferenzraum mit einer Konferenzspinne sind zu vermeiden. Die Audio-Qualität ist deutlich eingeschränkt und leere Räume haben oft einen störenden Hall-Effekt. Sitzen außerdem mehrere Personen an der Konferenzspinne, ist es für die übrigen Teilnehmer schwer, die jeweiligen Sprecher zu identifizieren – da alle als ein einziger Teilnehmer angezeigt werden. Besser vom eigenen Arbeitsplatz aus teilnehmen – sowie alle anderen Teilnehmer auch.
• Chat richtig einsetzen. Ein begleitender Chat kann genutzt werden, um z.B. Dokumente oder Links auszutauschen, oder um Fragen zu sammeln. Ansonsten ist der Chat mit Bedacht oder gar nicht einzusetzen, um nicht von dem gesprochenen Inhalt abzulenken.