Sind unsere Daten und Dokumente richtig archiviert?

Diese Frage haben wir uns bei der amexus Ende des letzten Jahres gestellt. Die Bestimmungen im Handelsgesetzbuch §257 und anderen gesetzlichen Vorschriften sind klar: Die meisten Dokumente sind mehr oder weniger zehn Jahre aufzubewahren. Daher muss die gewählte Möglichkeit sicherstellen, auch noch nach Jahren Daten richtig und vollständig wiedergeben zu können.

Was ist möglich?

Folgende sechs Möglichkeiten haben wir zu diesem Thema in Betracht gezogen:

Ausdrucken und im Ordner abheften
Offensichtlich keine sinnvolle Alternative. Oder drucken Sie alle Ihre E-Mails aus? Von der Vorschrift mal ganz abgesehen, dass E-Mails und enthaltene Dokumente in ihrem originären und digitalen Format archiviert werden müssen.

Externe Festplatten 
Externe Festplatten werden als Backup-Medium am häufigsten verwendet. Allerdings treten mit diesem Backup-Medium auch die meisten Probleme auf. So haben Festplatten im Betrieb eine durchschnittliche Lebensdauer von drei bis fünf Jahren. Die sichere physikalische Lagerung ist problematisch.
Übrigens gilt dies prinzipiell auch für externe SSD-Festplatten. Die Empfehlung der Hersteller ist, die Daten jährlich zu prüfen und zu aktualisieren.

Magnetbänder
Magnetbänder eignen sich als kostengünstiges Backup-Medium mit großer Kapazität. Im Gegensatz zu Festplatten sind sie auch beim versehentlichen Fallenlassen nicht direkt defekt und insgesamt etwas robuster. Größtes Problem ist hierbei, dass Sie sicherstellen müssen, dass die Bänder auch in zehn Jahren bei einem Technologiewechsel noch einwandfrei gelesen werden können. Selbst bei langlebigen Band-Technologien wie LTO ist dies nicht gegeben. Ersatzteile für zehn Jahre alte Bandlaufwerke sind vom Hersteller in der Regel nicht mehr zu bekommen.

Optische Medien
Optische Medien wie CDs, DVDs und vor allem Blu-ray Discs stehen ebenfalls als Sicherungsmedium zur Verfügung. Problem ist hierbei häufig die begrenzte Kapazität und die Erstellung der Medien. Prinzipiell sollten gerade Blu-ray Discs 80-100 Jahre halten, allerdings nur bei optimalen Lagerbedingungen: u.a. kein Licht, 25 Grad Raumtemperatur, 40-60% Luftfeuchtigkeit, keine Fingerabdrücke, keine Aufkleber, keine Kratzer.

Online Backup
Inzwischen bieten viele Anbieter Onlinespeicher zum Backup von Daten an. Wegen der Herausforderung der Lagerung der Daten in Deutschland scheiden klassische, günstige Anbieter wie Dropbox aus. Andere Anbieter sind über die Laufzeit von zehn Jahren häufig teuer, da diese die Daten für den dauerhaften Zugriff während der gesamten Zeit hochverfügbar vorhalten.

Online-Langzeitarchivierung
Im Gegensatz zum Online Backup, das für tägliches und monatliches Backup gut geeignet ist, gibt es inzwischen neue Alternativen zur Langzeitarchivierung von Daten. Diese Archivierung ist in den monatlichen/jährlichen Kosten wesentlich günstiger, dafür werden die Daten bei Bedarf nur zeitverzögert wieder bereitgestellt.

Unsere Lösung bei der amexus

Nach Bewertung der verschiedenen Alternativen haben wir uns für die Online-Langzeitarchivierung der Daten entschieden. Entscheidend hierfür war, dass zum einen die Kosten sehr gering sind und zum anderen der Aufwand für die Erstellung der Backups minimal ist. Und zusätzlich ein Wartungsaufwand, eine Bereitstellung von Hardware oder ein sicherer Lagerort komplett entfallen.