2020 endlich papierfrei im Büro? Mit diesen Tipps gelingt der Digital Workplace

Geben wir es zu: Das papierlose Büro ist schon seit einigen Jahren Wunschvorstellung vieler Unternehmen. Aber wie sieht es in der Realität aus? Hat der Drucker bereits ausgedient und sind Aktenschränke bereits nur noch Fläche für die Bürodeko? Wir zeigen Ihnen, an welchen Stellen Sie sich den Gang zum Drucker sparen können.

1. Urlaubsantrag

Er gehört wohl zu den Klassikern der Digitalisierung. Formular ausdrucken, ausfüllen, dem Vorgesetzten vorzeigen, Freigabeprozess und ab damit in die Verwaltung, wo es dann auch wieder eingescannt und hinterlegt wird. Diese Zeiten sind vorbei. Mittels der digitalen Personalakte wie Sage HR, werden Anträge digital erfasst und bearbeitet. Der Vorteil ist nicht nur die zeitliche Einsparung und Ressourcenschonung, auch Urlaubsansprüche bzw. Resturlaubstage können so automatisch und fehlerfrei ermittelt werden. Das spart die ganze Rechnerei rund um die alljährliche Urlaubsplanung.

2. Digitale Rechnungen

Natürlich erfolgt auch die Rechnungsstellung digital und dabei natürlich rechtsicher. Dies gilt auch für die Erfassung von Eingangsrechnungen im System. Während diese Praxis vor einigen Jahren noch kaum Realität war, schmerzt der Weg zum Briefkasten heute kaum noch. Grund: Rechnungen laufen zentral in einem digitalen Postfach ein.

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3. Dokumente managen im DMS

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist die Lösung für effizientere Ablage- und Suchprozesse in einem zentralen Archiv im gesamten Unternehmen. Die Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten spielt in allen Unternehmen eine große Rolle. Briefe, Verträge etc. gehören zum Arbeitsalltag. Eine digitale Dokumentenverarbeitung wird Ihnen diesen Alltag erheblich vereinfachen und ein höheres Maß an Produktivität und Effizienz zulassen. Durch das digitale Speichern, Suchen, Anzeigen und Bearbeiten von digitalen Dokumenten aller Art stehen alle Informationen schnell, einfach und sicher zur Verfügung.

4. Digitale Signatur

Vermeiden Sie Medienbrüche und lange Durchlaufzeiten bei Verträgen mit einer digitalen Signatur. So können Sie von überall Verträge direkt unterzeichnen. Und falls Sie sich jetzt fragen, ob das überhaupt rechtsfähig ist? Die Antwort ist Ja! Die Signatur erfolgt im Zusammenspiel mit der Bundesdruckerei und erfüllt dabei alle Vorrausetzungen des Gesetzgebers.