Digitale Signatur im SharePoint – amxSIGN for Office 365
Unterschreiben Sie mit amxSIGN for Office 365 Dokumente digital und unmittelbar in Ihrer SharePoint Anwendung.
Klassische Dokumentenunterzeichnungen sind langwierig, verzögern Prozesse und sind fehleranfällig: Das Dokument wird gedruckt, unterschrieben, gescannt und wieder an einem Speicherort abgelegt.
Machen Sie jetzt Schluss mit aufwendigen Signaturprozessen.
amxSIGN for Office 365 ist die Lösung für den bis dato unvollständigen Ende-zu-Ende Prozess aufgrund des Medienbruchs bei Signaturen.
Signieren Sie direkt und digital im SharePoint
- Für Ihre Prozesse in denen Unterschriften nötig sind (z.B. Verträge, Rechnungen, Protokolle etc.), bieten wir Ihnen mit amxSIGN for Office 365 die Möglichkeit Dokumente direkt aus Ihrer SharePoint Anwendung heraus zu signieren. amxSIGN for Office 365 ist die Lösung für den bis dato unvollständigen Ende-zu-Ende Prozess aufgrund des Medienbruchs bei Signaturen.
- Unterschreiben Sie mit amxSIGN for Office 365 Dokumente digital und unmittelbar in Ihrer SharePoint Anwendung. Benutzerfreundlich und schnell unter Berücksichtigung der rechtlichen Anforderungen der EU (eIDAS Verordnung) und Einbindung der Bundesdruckerei als Signaturprovider.
- Sie wollen weitere Personen in den Signierprozess einbinden, da deren Unterschrift nötig ist? Kein Problem mit der Umlaufsignatur! Fordern Sie Unterschriften beteiligter Personen direkt in Ihrer SharePoint Anwendung an – dabei spielt es keine Rolle, ob es Personen aus Ihrem Unternehmen sind oder externe Personen.
Wählen Sie dabei zwischen drei Signaturarten
Einfache Signatur
Urheber kann identifiziert werden
= nicht fälschungssicher
keinerlei Anforderungen an die Identifizierung (z.B. E-Mail)
Fortgeschrittene Signatur
Authentifizierung über Personalausweis
= Zuordnung des Inhabers
Konkrete Anforderungen an die Identifizierung
Stellt Integrität sicher
Qualifizierte Signatur
Eindeutige Authentifizierung (z.B. Post-Ident, VideoIdent, Online Ausweisfunktion)
= eindeutige Zuordnung des Inhabers
Identifizierung durch das eIDAS und nationales Recht geregelt durch qualifiziertes Zertifikat
Die Vorteile der digitalen Signatur im SharePoint überzeugen
- Kein neues Tool – Signieren Sie direkt aus Ihrer bekannten SharePoint-Oberfläche heraus
- Einsparung von Zeit und Kosten – Sparen Sie sich den Prozess des Ausdruckens, Unterschreibens und wieder Einscannens um eine Unterschrift hinzuzufügen
- Optimierte Prozesse – Fordern Sie Unterschriften von anderen Personen an. Beschleunigen Sie den Signaturumlauf
- Rechtssicher signieren – Erfüllung aller rechtlichen Anforderungen der EU nach der eIDAS-Verordnung
So funktioniert die digitale Signatur in SharePoint
Schnelle und übersichtliche Auswahl des Dokuments
Sie können in Ihrer SharePoint Dokumentenbibliothek einfach per Buttonklick das Dokument auswählen und signieren.
Jederzeit einfach und flexibel signieren
Sie entscheiden welche Signaturart Sie nutzen möchten:
- Einfache Signatur
- Fortgeschrittene Signatur
- Qualifizierte Signatur
Übersichtliche Verwaltung und Transparenz
Nach der Signatur wird in Ihrer SharePoint Dokumentenbibliothek automatisiert ein neues Dokument erzeugt. Der Titel des Dokuments bleibt unverändert um den Zusatz _signiert ergänzt.
Sie können mit dem signierten Dokument genauso arbeiten, wie mit allen anderen Dokumenten in Ihrem SharePoint.
Signaturen anderer Personen anfordern
Sie wollen weitere Personen in den Signierungsprozess einbinden, da Sie deren Unterschriften für das jeweilige Dokument benötigen? Kein Problem mit der Umlaufsignatur!
Signatur anfordern
Wählen Sie aus Ihrer SharePoint Dokumentenbibliothek das Dokument aus, für welches Sie Signaturen anderer Personen benötigen.
Nutzen Sie die Funktion `Signatur anfordern´ und fordern damit die Signaturen einfach und schnell innerhalb Ihrer SharePoint Anwendung an.
Sie entscheiden dabei welche Signaturart verwendet werden soll.
Automatische E-Mail
Geben Sie die die E-Mail Adressen der Personen ein, von denen Sie eine Signatur in diesem Dokument benötigen. Dabei kann es sich um Personen aus Ihrem Unternehmen oder externen Personen handeln.
Die Signaturen werden per E-Mail angefordert.